Het begint vaak onschuldig. Een medewerker doet iets anders dan verwacht, maar ach, dat ene voorval is toch niet zo belangrijk? Incidenten stapelen zich op en uiteindelijk wordt besloten dat het zo niet langer kan. Dan blijkt er alleen één probleem: er moet ineens worden vastgelegd wat er al maanden niet goed gaat. Maar hebben we de medewerker vooraf eigenlijk wel duidelijk gemaakt wat we van hem of haar verwachten? Goed beoordelen begint niet achteraf, maar bij duidelijke verwachtingen, goede begeleiding en tijdig bijsturen.
Beoordelen begint al bij de start van het dienstverband. We denken vaak dat we zorgvuldig zijn en verwachten dat een nieuwe medewerker, zeker voor een behoorlijk salaris, zelfstandig kan functioneren. Maar wat betekent zelfstandig functioneren eigenlijk? Dat gaat niet alleen over het uitvoeren van taken, maar ook over de keuzes die iemand maakt binnen de vrijheid die hij of zij krijgt. Hoe voer je je werkzaamheden uit en welke prioriteiten stel je?
Ook de werkgever gaat hierbij niet altijd vrijuit. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn meestal keurig beschreven en uitgewerkt. Dat is zeker belangrijk, maar daar ontstaan niet de meeste problemen. Veel conflicten gaan namelijk niet zozeer over taken en bevoegdheden, maar juist over houding en gedrag. Daarom is het belangrijk om ook competenties en gedragsaspecten concreet te beschrijven in functieprofielen. Want hoe duidelijker de verwachtingen, hoe beter medewerkers daarop aangesproken en beoordeeld kunnen worden.
Wat bedoelen we precies?
We proberen afspraken vaak SMART te formuleren, maar toch gaat het juist daar regelmatig mis. Wat voor de één volkomen duidelijk is, kan door de ander heel anders worden opgevat.
Tijdens een bijeenkomst vroeg ik een zaal vol ondernemers bijvoorbeeld om twee minuten naar mij te luisteren en het aantal glimlachen op mijn gezicht te tellen. Voor de zekerheid vroeg ik eerst: weet iedereen wat een glimlach is? Aan de reacties te merken, was daar geen enkele twijfel over.
Na twee minuten vroeg ik iedereen het aantal getelde glimlachen op te schrijven en met de buurman of buurvrouw te vergelijken. De verschillen waren opvallend: de één had drie glimlachen geteld, terwijl een ander er maar liefst elf had gezien.
Vervolgens stelde ik de vraag: als glimlachen belangrijk is voor klantvriendelijkheid, voor wie zou je dan kiezen? De man die drie glimlachen had geteld, schoot logischerwijs in de verdediging. Hij had namelijk alleen een glimlach meegeteld als mijn tanden zichtbaar waren én mijn ogen meededen. En precies daar gaat het in de praktijk vaak mis.
Goed beoordelen begint niet achteraf,
maar bij duidelijke verwachtingen,
goede begeleiding en tijdig bijsturen.”
“Goed beoordelen begint niet achteraf,
maar bij duidelijke verwachtingen,
goede begeleiding en tijdig bijsturen.”
Terug naar de tekentafel
We denken dat we duidelijk zijn, maar laten ruimte voor interpretatie. We zijn niet duidelijk in wat we van onze medewerkers verwachten, maar spreken hen wel aan op gedrag waarvan ze niet wisten dat het van hen werd verwacht. Daarna worden er te snel maatregelen getroffen op basis van een dossier dat nog onvoldoende is onderbouwd.
Misschien moeten we daarom eerst terug naar de tekentafel. Zijn de verwachtingen wel écht duidelijk? Hebben we concreet gemaakt welk gedrag we verwachten? En hebben we de medewerker voldoende begeleid en tijdig aangesproken?
Als er uiteindelijk toch een dossier moet worden opgebouwd, wees dan streng op papier en mild in het gesprek in plaats van andersom. Daar valt in de praktijk nog veel te verbeteren.
Heeft jouw kantoor aanvullende expertise nodig op het gebied van HRM?
Neem dan contact op met Novak DIRECT. We helpen je graag verder!