2024: het jaar waarin Novak 25 jaar bestaat. We kijken terug op het aanbieden van bijzondere producten en diensten in de afgelopen jaren. Producten en diensten die tot op heden succesvol zijn. Het Novak Kwaliteitssysteem is vandaag de dag het meest toonaangevende kwaliteitssysteem in de markt en wordt door vele honderden mkb-accountants gebruikt. We blikken terug op hoe het systeem is ontwikkeld van hard copy handboek tot het huidige Novak Kwaliteitssysteem.

Een aantal mkb-accountants, met verschillende specialismen, besloten rond 2005 meerdere handboeken te schrijven, bruikbaar voor de inrichting van het stelsel van kwaliteitsbeheersing van mkb-accountantskantoren. Op dat moment begon kwaliteitsbeheersing binnen de accountancysector een steeds belangrijker aspect te worden,  niet alleen bij de grotere kantoren, zoals de Big Four (Deloitte, EY, KPMG en PwC) maar ook binnen het mkb. De mkb-accountants vroegen stichting Novak de handboeken uit te gegeven. Het ging om drie handboeken, een handboek voor de kantoorregelingen, een handboek voor de uitvoering van samenstellings- en beoordelingsopdrachten en een handboek voor de uitvoering van controleopdrachten. 

Hard copy
De handboeken werden uitgegeven als hard copy, in ordners. De schrijvers verzorgden periodiek updates. Dit betrof aanpassingen over bijvoorbeeld wijzigingen in wet- en regelgeving, maar ook een uitbreiding van informatie gebaseerd op wensen van gebruikers. Deze updates verschenen op een cd-rom, waarbij een lijst met wijzigingen werd meegestuurd. Gebruikers moesten de Microsoft Word-bestanden die op de cd-roms stonden aan de hand van het wijzigingenoverzicht vergelijken met hun eigen versie om deze vervolgens te actualiseren. Een tijdrovende klus voor zowel de makers van de updates als de kantoren, die de updates moesten verwerken.

Van hard copy naar online
Op 1 oktober 2006 trad de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta) in werking. De handboeken werden hierop aangesloten. Accountants werden in die tijd door zowel de Nederlandse Orde van Accountants-Administratieconsulenten (NOvAA) als het Nederlands Instituut van Registeraccountants (NIVRA) massaal opgeroepen om een Wta-vergunning aan te vragen. Veel mkb-accountants deden dat en gebruikten de handboeken van Novak daarbij als basis.

Door het groeiend aantal gebruikers werd het noodzakelijk dat er een andere vorm werd gevonden voor zowel de distributie van de handboeken naar de abonnees als het gebruik ervan op kantoorniveau. De distributie moest sneller en efficiënter, en het gebruik op kantoorniveau zoals het raadplegen van het handboek en de informatie up-to-date houden eenvoudiger. Op dat moment kwam de online applicatie Scienta in beeld.

Met de komst van Scienta werd ook het inmiddels gevormde redactieteam uitgebreid. Marcel Kurvers werd externe projectmanager voor zowel het aansturen van het team, auteurswerkzaamheden, het ondersteunen van gebruikers en de implementaties binnen de accountantskantoren. 

Updates
Door middel van Scienta werd het voor Novak mogelijk om redacteuren online samen aan updates te laten werken en deze updates periodiek uit te leveren aan gebruikers. Ook het verwerken op kantoorniveau van de beschikbare updates door middel van wijzigingsvoorstellen werd met de komst van Scienta veel efficiënter.

Voor kantoren die het beheer van het kwaliteitssysteem niet voldoende prioriteit konden geven, werd in 2010 het aanvullende onderhoudsabonnement ontwikkeld. Met dit onderhoudsabonnement hadden gebruikers geen omkijken meer naar het beheer van het kwaliteitssysteem en was deze altijd actueel. Dat geldt nog steeds voor het kwaliteitssysteem dat vandaag de dag gebruikt wordt.

Novak dossiertemplates
Een andere ontwikkeling was de opkomst van zogenaamde dossiertemplates bij de diverse softwareleveranciers zoals CaseWare en Unit4 (inmiddels Exact), MLE en Infine. Samen met deze softwareleveranciers ontwikkelden leden van het redactieteam van Novak dossiertemplates voor diverse accountancy-opdrachten, die naadloos aansloten op het Novak Kwaliteitssysteem.

NIVRA Praktijkhandboeken
Ook het NIVRA besloot destijds om de Novak handboeken als NIVRA Praktijkhandboeken uit te geven. Na de fusie van de NOvAA en het NIVRA is de verkoop van het handboek via de beroepsorganisatie echter gestopt en was de content nog alleen uitsluitend via Novak verkrijgbaar.

Van handboek naar kwaliteitssysteem
Met de komst van de Nadere voorschriften kwaliteitssystemen (NVKS) in 2018, is het Novak handboek omgevormd naar het Novak Kwaliteitssysteem. De reden hiervoor is dat de NVKS niet alleen om een stelsel van kwaliteitsbeheersing vraagt, maar ook om de evaluatie van het stelsel. Het huidige Novak Kwaliteitssysteem voorziet in zowel het stelsel van kwaliteitsbeheersing als in de instructies en middelen voor de complete evaluatie op zowel kantoor- als opdrachtniveau. 

Toezichthouders
Het Novak Kwaliteitssysteem is in al die jaren uitgegroeid tot een uniek product in de markt. Daardoor vindt er ook steeds meer afstemming plaats met bijvoorbeeld toezichthouders. Zij beoordelen met enige regelmaat delen van de inhoud op gebruikersniveau. Het is van belang om van tevoren vast te stellen wat de wensen van een toezichthouder zijn, zodat gebruikers erop kunnen vertrouwen dat de toezichthouders akkoord zijn met de inhoud van het kwaliteitssysteem dat zij gebruiken. Het is goed om op voorhand vast te stellen wat een toezichthouder graag ziet.

Toekomst
Met de komst van de International Standard on Quality Management 1 (ISQM1), die in Nederland als Standaard voor Kwaliteitsmanagement 1 (SKM1) op termijn de NVKS gaat vervangen, zal ook het Novak Kwaliteitssysteem worden omgevormd van kwaliteitsbeheersingssysteem naar kwaliteitsmanagementsysteem. SMK1 is voor accountantsorganisaties met een reguliere Wta-vergunning per 1 januari 2026 van toepassing. Alle accountantskantoren volgen een jaar later.

Het Novak Kwaliteitssysteem vormt op dit moment de stabiele basis waarop veel mkb-accountantskantoren hun kwaliteitsmanagement hebben gebaseerd. Samen met het team van specialisten draagt Novak nu – en in de toekomst – zorg voor een praktisch toepasbaar kwaliteitssysteem dat toonaangevend is voor mkb-accountants in de markt.

Meer informatie over het Novak Kwaliteitssysteem is hier vinden.