De fundering van een succesvolle samenstellingsopdracht ligt in een nauwkeurig opgestelde opdrachtbevestiging. Standaard 4410 schrijft voor aan welke inhoudelijke criteria deze bevestiging moet voldoen. Dit artikel richt zich op de belangrijkste elementen waarop moet worden gelet bij het opstellen van een opdrachtbevestiging. Daarnaast komen veelgemaakte fouten aan bod die we bij Stichting Novak vaak tegenkomen bij de review van opdrachtbevestigingen.
Het belang van een goede opdrachtbevestiging
De overeenkomst van een opdracht wordt gedefinieerd door afspraken tussen de opdrachtgever en opdrachtnemer over de werkzaamheden. Deze overeenkomst wordt verder verfijnd door de wettelijke verplichting van de opdrachtnemer om zijn taken uit te voeren met de zorgvuldigheid van een 'goed opdrachtnemer', zoals vastgelegd in artikel 7:401 van het Burgerlijk Wetboek.
De opdrachtbevestiging voor een samenstellingsopdracht moet de volgende elementen bevatten (Standaard 4410.24):
1. Verwachte vorm en inhoud van de samenstellingsverklaring
De accountant moet de overeengekomen opdrachtvoorwaarden in een opdrachtbevestiging of andere schriftelijke overeenkomst vastleggen (Standaard 4410.25). Dit moet voor het uitvoeren van de opdracht gebeuren.
2. Doel en reikwijdte van de opdracht
De opdrachtbevestiging begint met een beschrijving van de aard, doelstelling en reikwijdte van de opdracht (Standaard 4410.24c). Maak hierbij duidelijk dat het om een samenstellingsopdracht gaat, en dat er geen sprake is van een beoordeling- of controleopdracht. Hiervoor mag de accountant in de opdrachtbevestiging verwijzen naar de bijlage De accountant verklaart.
3. Verantwoordelijkheden van de accountant
In de paragraaf Verantwoordelijkheid van de accountant, staat een toelichting over de Standaard 4410 en de fundamentele beginselen (Standaard 4410.24d). Een samenstellingsopdracht is, volgens de definitie van Standaard 4410, een opdracht waarbij een accountant deskundigheid met betrekking tot administratieve verwerking en financiële verslaggeving toepast. Dit om het management te ondersteunen bij het opstellen en presenteren van historische financiële informatie van een entiteit. Deze moet in overeenstemming zijn met het stelsel dat van toepassing is inzake financiële verslaggeving (Standaard 4410.17l).
De accountant moet bij een samenstellingsopdracht de grondslagen die van toepassing zijn voor financiële verslaggeving afstemmen. Dit moet voor het uitvoeren van de opdracht gebeuren.
De identificatie van het stelsel dat van toepassing is met betrekking tot financiële verslaggeving moet zijn beschreven in de opdrachtbevestiging (Standaard 4410.24b). Specificeer daarom altijd duidelijk welk stelsel van toepassing is, en of er sprake is van eventuele afwijkingen of aanvullende vereisten. Als het toe te passen stelsel niet expliciet wordt vermeld, kan dat leiden tot onduidelijkheid en mogelijke fouten in de verslaggeving.
Benoem het overeengekomen stelsel inzake financiële verslaggeving zowel in de opdrachtbevestiging en algemene grondslag van de jaarrekening (Standaard 4410.31), als in het inzicht in de entiteit (Standaard 4410.28b) en de samenstellingsverklaring (Standaard 4410.40e).
In de opdrachtbevestiging van een besloten vennootschap wordt opgenomen dat de jaarrekening moet voldoen aan de eisen van het stelsel inzake financiële verslaggeving van Titel 9 Boek 2 BW. Uit artikel 2:360 lid 1 BW 2, blijkt namelijk dat deze titel altijd van toepassing is op een besloten vennootschap. Neem dus altijd Titel 9 Boek 2 BW op in de opdrachtbevestiging als het stelsel met betrekking tot financiële verslaggeving.
4. Verantwoordelijkheid van het management
De verantwoordelijkheid van het management van de onderneming, legt u nadrukkelijk vast in de opdrachtbevestiging (Standaard 4410.24e). Het bestuur van de onderneming moet ervoor zorgen dat alle vastleggingen, documentatie en andere informatie die nodig is voor de opdracht, beschikbaar zijn voor de accountant.
Ons advies
Een zorgvuldig opgestelde opdrachtbevestiging is essentieel voor de samenstellingsopdracht. Door de bovengenoemde tips en aandachtspunten in acht te nemen en veelvoorkomende valkuilen te vermijden, legt u een solide basis voor een heldere communicatie met uw cliënt en een kwalitatief hoogwaardige uitvoering van de opdracht conform Standaard 4410.
Neem de tijd om uw opdrachtbevestigingen kritisch te evalueren en waar nodig aan te passen. Een goed begin is immers het halve werk – ook bij samenstellingsopdrachten.
Heeft u behoefte om de opdrachtbevestiging voor de samenstellingsopdracht of andere opdrachten door te nemen? Dan staan we u daar graag in bij. Aarzel niet om contact op te nemen met Novak DIRECT (085-0220150), ook als u andere vragen heeft.