ARTIKEL
Leestijd: 4 minuten
Gerichte vrijstelling thuiswerkkosten
Door: Remco Ruinemans, Novak DIRECT
Vanaf 1 januari 2022 kan een werknemer een onbelaste vergoeding voor thuiswerkkosten ontvangen. Hiervoor geldt een gerichte vrijstelling van twee euro per gewerkte thuiswerkdag.
Algemeen
De vergoeding voor thuiswerkkosten is bedoeld voor bijvoorbeeld water- en elektriciteitsgebruik, verwarming, koffie en thee en toiletpapier. De twee euro per gewerkte thuiswerkdag is gebaseerd op onderzoek van het Nibud, Nationaal Instituut voor Budgetvoorlichting.
Voor zogenaamde arbovoorzieningen op de thuiswerkplek kan mogelijk al een onbelaste vergoeding worden gegeven. De kosten voor bijvoorbeeld een computer en telefoon kunnen via andere gerichte vrijstellingen in de werkkostenregeling worden vergoed. Deze gerichte vrijstelling geldt ook voor directeur-grootaandeelhouders.
“Een werknemer kan twee euro per dag aan onbelaste vergoeding voor thuiswerkkosten ontvangen.”
Een vrijstelling per werkdag
De vrijstelling voor thuiswerkkosten mag niet samenvallen met een vergoeding voor woon- werkverkeer naar de vaste werkplek. De vergoeding voor thuiswerken kan wel samenvallen met een vergoeding voor een dienstreis die geen woon- werkverkeer is.
Een auto of fiets van de zaak of een OV abonnement vormen in beginsel geen beletsel voor het toekennen van een gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten. Een vereiste is dat er op de dagen waarop de thuiswerkvergoeding wordt toegekend, er niet naar de vaste werkplek wordt gereisd. Dit standpunt is opgenomen in het handboek loonheffingen van de Belastingdienst.
Vaste werkplek
Er is sprake van een vaste plaats van werkzaamheden als een werknemer op kalenderjaarbasis meer dan veertig dagen naar een werkplek reist. Dit geldt ongeacht de datum van indiensttreding, het aantal contracturen en de lengte van het verblijf.
128-dagenregeling
Voor deze vrijstelling geldt de 128 dagen regel. Dit wil zeggen dat als de werknemer 128 dagen thuis werkt, de cliënt een vaste onbelaste vergoeding voor thuiswerkkosten aan de werknemer mag geven, alsof de werknemer 214 dagen per kalenderjaar thuis werkt.
In de volgende situaties dienen de werkdagen (214) en thuiswerkdagen (128) naar evenredigheid te worden toegepast:
- De werknemer werkt minder dan vijf dagen per week thuis.
- De dienstbetrekking begint of eindigt in de loop van het kalenderjaar.
Er zijn situaties waarin de vergoeding naar tijdsgelang moet worden herrekend. Dit geldt indien:
- De vergoeding wordt gestart of gestopt gedurende het kalenderjaar.
- De grondslag voor de berekening van de vergoeding wijzigt in het kalenderjaar.
De vaste vergoeding voor thuiswerkkosten hoeft niet te worden aangepast, als een werknemer incidenteel toch op kantoor werkt, of andersom. De vergoeding moet alleen worden aangepast bij structurele wijzigingen. Dit volgt ook uit de 128-dagenregeling, blijkt uit het handboek loonheffingen van de Belastingdienst.
Het is geen verplichting om gebruik te maken van deze regeling.
Afspraken met werknemer
Het is uiteraard mogelijk om afspraken over het aantal thuiswerkdagen vast te leggen met een werknemer. Dit kan een basis vormen voor de vaststelling van de vergoeding voor thuiswerkkosten en reizen voor woon- werkverkeer.
Rekenvoorbeelden
Hieronder zijn drie rekenvoorbeelden voor 2022 opgenomen. Onder elke tabel staat de juiste berekening, zoals dat geldt tot en met 2021. De bedragen in de onderstaande voorbeelden zijn afgerond. De rekenvoorbeelden zijn een citaat uit de handreiking gerichte vrijstelling thuiswerkkosten 2022 van de Belastingdienst.
Voorbeeld 1
Tot en met 2021 mag de werkgever Anton een reiskostenvergoeding geven voor zijn thuiswerkdagen, omdat hij meer dan 128 dagen per kalenderjaar naar kantoor reist (de 128-dagenregeling). Dit is een vergoeding van 136 euro per maand (214 dagen x (40 kilometer x € 0,19)/12 maanden). De werkgever kan ook alleen een reiskostenvergoeding bieden voor de dagen dat Anton daadwerkelijk naar kantoor reist.
Voorbeeld 2
Tot en met 2021 kan Bouchra alleen de reiskostenvergoeding van 33 euro per maand ontvangen. Om aan de 128-dagenregeling te voldoen moet zij 102 dagen naar kantoor reizen. Zij reist maar 86 dagen naar kantoor. Ze krijgt alleen een reiskostenvergoeding voor de dagen waarop ze daadwerkelijk naar kantoor reist.
Voorbeeld 3
Tot en met 2021 kan Camilo een reiskostenvergoeding ontvangen voor al zijn werkdagen, ook voor zijn thuiswerkdag. Om aan de 128-dagenregeling te voldoen, moet hij minimaal 76 dagen naar kantoor reizen. Camilo reist in een kalenderjaar 86 dagen naar kantoor en voldoet dus aan de voorwaarden voor de 128-dagenregeling. Hij mag twaalf euro per maand ontvangen. Dit is drie vijfde van 214 (129 x 6 kilometer x € 0,19/12 maanden).
Ik wens u veel succes met het bepalen van de juiste gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten!
Bronvermelding
- Handreiking gerichte vrijstelling thuiswerkkosten 2022, Belastingdienst.
- Handboek Loonheffingen 2022, Belastingdienst
Contact Remco is meer dan vijftien jaar werkzaam als fiscalist en heeft een voorliefde voor vaktechniek. Hij is te bereiken via het telefoonnummer van Novak DIRECT (085 - 0220150). U kunt ook direct contact opnemen via ons Novak DIRECT formulier
Deel dit artikel met uw netwerk
ARTIKEL
Leestijd: 4 minuten
Gerichte vrijstelling thuiswerkkosten
Door: Remco Ruinemans, Novak DIRECT
Vanaf 1 januari 2022 kan een werknemer een onbelaste vergoeding voor thuiswerkkosten ontvangen. Hiervoor geldt een gerichte vrijstelling van twee euro per gewerkte thuiswerkdag.
Algemeen
De vergoeding voor thuiswerkkosten is bedoeld voor bijvoorbeeld water- en elektriciteitsgebruik, verwarming, koffie en thee en toiletpapier. De twee euro per gewerkte thuiswerkdag is gebaseerd op onderzoek van het Nibud, Nationaal Instituut voor Budgetvoorlichting.
Voor zogenaamde arbovoorzieningen op de thuiswerkplek kan mogelijk al een onbelaste vergoeding worden gegeven. De kosten voor bijvoorbeeld een computer en telefoon kunnen via andere gerichte vrijstellingen in de werkkostenregeling worden vergoed. Deze gerichte vrijstelling geldt ook voor directeur-grootaandeelhouders.
“Een werknemer kan twee euro per dag aan onbelaste vergoeding voor thuiswerkkosten ontvangen.”
Een vrijstelling per werkdag
De vrijstelling voor thuiswerkkosten mag niet samenvallen met een vergoeding voor woon- werkverkeer naar de vaste werkplek. De vergoeding voor thuiswerken kan wel samenvallen met een vergoeding voor een dienstreis die geen woon- werkverkeer is.
Een auto of fiets van de zaak of een OV abonnement vormen in beginsel geen beletsel voor het toekennen van een gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten. Een vereiste is dat er op de dagen waarop de thuiswerkvergoeding wordt toegekend, er niet naar de vaste werkplek wordt gereisd. Dit standpunt is opgenomen in het handboek loonheffingen van de Belastingdienst.
Vaste werkplek
Er is sprake van een vaste plaats van werkzaamheden als een werknemer op kalenderjaarbasis meer dan veertig dagen naar een werkplek reist. Dit geldt ongeacht de datum van indiensttreding, het aantal contracturen en de lengte van het verblijf.
128-dagenregeling
Voor deze vrijstelling geldt de 128 dagen regel. Dit wil zeggen dat als de werknemer 128 dagen thuis werkt, de cliënt een vaste onbelaste vergoeding voor thuiswerkkosten aan de werknemer mag geven, alsof de werknemer 214 dagen per kalenderjaar thuis werkt.
In de volgende situaties dienen de werkdagen (214) en thuiswerkdagen (128) naar evenredigheid te worden toegepast:
- De werknemer werkt minder dan vijf dagen per week thuis.
- De dienstbetrekking begint of eindigt in de loop van het kalenderjaar.
Er zijn situaties waarin de vergoeding naar tijdsgelang moet worden herrekend. Dit geldt indien:
- De vergoeding wordt gestart of gestopt gedurende het kalenderjaar.
- De grondslag voor de berekening van de vergoeding wijzigt in het kalenderjaar.
De vaste vergoeding voor thuiswerkkosten hoeft niet te worden aangepast, als een werknemer incidenteel toch op kantoor werkt, of andersom. De vergoeding moet alleen worden aangepast bij structurele wijzigingen. Dit volgt ook uit de 128-dagenregeling, blijkt uit het handboek loonheffingen van de Belastingdienst.
Het is geen verplichting om gebruik te maken van deze regeling.
Afspraken met werknemer
Het is uiteraard mogelijk om afspraken over het aantal thuiswerkdagen vast te leggen met een werknemer. Dit kan een basis vormen voor de vaststelling van de vergoeding voor thuiswerkkosten en reizen voor woon- werkverkeer.
Rekenvoorbeelden
Hieronder zijn drie rekenvoorbeelden voor 2022 opgenomen. Onder elke tabel staat de juiste berekening, zoals dat geldt tot en met 2021. De bedragen in de onderstaande voorbeelden zijn afgerond. De rekenvoorbeelden zijn een citaat uit de handreiking gerichte vrijstelling thuiswerkkosten 2022 van de Belastingdienst.
Voorbeeld 1
Tot en met 2021 mag de werkgever Anton een reiskostenvergoeding geven voor zijn thuiswerkdagen, omdat hij meer dan 128 dagen per kalenderjaar naar kantoor reist (de 128-dagenregeling). Dit is een vergoeding van 136 euro per maand (214 dagen x (40 kilometer x € 0,19)/12 maanden). De werkgever kan ook alleen een reiskostenvergoeding bieden voor de dagen dat Anton daadwerkelijk naar kantoor reist.
Voorbeeld 2
Tot en met 2021 kan Bouchra alleen de reiskostenvergoeding van 33 euro per maand ontvangen. Om aan de 128-dagenregeling te voldoen moet zij 102 dagen naar kantoor reizen. Zij reist maar 86 dagen naar kantoor. Ze krijgt alleen een reiskostenvergoeding voor de dagen waarop ze daadwerkelijk naar kantoor reist.
Voorbeeld 3
Tot en met 2021 kan Camilo een reiskostenvergoeding ontvangen voor al zijn werkdagen, ook voor zijn thuiswerkdag. Om aan de 128-dagenregeling te voldoen, moet hij minimaal 76 dagen naar kantoor reizen. Camilo reist in een kalenderjaar 86 dagen naar kantoor en voldoet dus aan de voorwaarden voor de 128-dagenregeling. Hij mag twaalf euro per maand ontvangen. Dit is drie vijfde van 214 (129 x 6 kilometer x € 0,19/12 maanden).
Ik wens u veel succes met het bepalen van de juiste gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten!
Bronvermelding
- Handreiking gerichte vrijstelling thuiswerkkosten 2022, Belastingdienst.
- Handboek Loonheffingen 2022, Belastingdienst