Voor ondernemingen zoals besloten vennootschappen (bv’s) gelden specifieke regels voor het opstellen van de jaarrekening. Deze regels zijn vastgelegd in Boek 2, Titel 9 van het Burgerlijk Wetboek (BW 2 Titel 9). Dit artikel behandelt het model voor de balans voor kleine ondernemingen, zoals beschreven in artikel 2:396 van het Burgerlijk Wetboek.

Wettelijke grondslag – de wet op de jaarrekening
Kleine bv’s zijn verplicht een balans en winst-en-verliesrekening op te stellen volgens de voorgeschreven modellen, zoals vastgelegd in artikel 2:363 van het Burgerlijk Wetboek (BW 2, Titel 9). Deze modellen worden verder uitgewerkt in het Besluit Modellen Jaarrekening (BMJ) en verduidelijkt in de Richtlijnen voor micro- en kleine rechtspersonen (RJk D2.1).

Besluit modellen jaarrekening – model D
De voorgeschreven balans voor kleine bv’s, model D genoemd, is hieronder opgenomen. De balans is opgemaakt conform artikel 1 lid 2 van het BMJ.

Ordenen van jaarrekeningposten in de balans
De balans – model D – kent een vaste indeling van activa en passiva. Kleine rechtspersonen moeten de balansposten minimaal indelen in vaste activa, vlottende activa, eigen vermogen, voorzieningen en schulden, op basis van artikel 5 lid 1 BMJ. Verdere onderverdeling van deze posten is toegestaan, maar niet verplicht. Het uitgangspunt is een eenvoudige en overzichtelijke opzet die voldoet aan de minimale wettelijke eisen. Toch zijn er enkele belangrijke punten om rekening mee te houden.

Onderscheid vaste en vlottende activa
Het onderscheid tussen vaste en vlottende activa hangt af van het feit of de activa duurzaam voor de bedrijfsvoering kan worden gebruikt. Vaste activa zijn goederen die langdurig in het bedrijf worden gebruikt, zoals gebouwen en machines. Vlottende activa zijn goederen die snel worden omgezet in geld, zoals voorraden of debiteuren. Het onderscheid tussen vaste en vlottende activa wordt verduidelijkt in artikel 2.105 van de RJk, en is gebaseerd op artikel 2:364 lid 1 BW.

Saldering van balansposten
Het is, volgens artikel 2.113 RJk, niet toegestaan om activa en passiva of baten en lasten met elkaar te salderen als deze afzonderlijk moeten worden opgenomen volgens artikel 2:363 lid 2 BW.

Saldering is alleen toegestaan onder de volgende omstandigheden: 

• Er is sprake van een juridisch afdwingbaar recht om activa en verplichtingen gelijktijdig te verrekenen en af te wikkelen.
• De onderneming heeft de intentie om het saldo of de afzonderlijke posten simultaan af te wikkelen.

Consistentie in presentatie
De gehanteerde presentatiemethode en waarderingsgrondslagen moeten consistent worden toegepast, dit wordt benadrukt in RJk A1.308. Het is belangrijk omdat op die manier vergelijkbaarheid tussen boekjaren wordt gewaarborgd. Wijzigingen in presentatie van balansposten zijn daarom uitsluitend toegestaan bij een expliciete stelselwijziging, schattingswijziging of foutenherstel.

Presentatie-eisen
Het is belangrijk dat de balans aan de regels voldoet. Bij Novak Direct, de servicedesk van Stichting Novak, komen regelmatig vragen binnen over de presentatie-eisen. Hieronder worden vijf actuele onderwerpen toegelicht:

Detailinformatie in balansposten
Specifieke informatie, zoals namen van banken of adressen van bedrijfspanden, hoeft niet in de balans vermeld te worden. Deze mag wel in de toelichting worden opgenomen. Maak hierbij een goede overweging over welke informatie relevant is voor gebruikers van de jaarrekening. Adressen van bedrijfspanden zijn bijvoorbeeld in de meeste gevallen niet noodzakelijk.

Immateriële vaste activa
In het Burgerlijk Wetboek worden er vijf categorieën van immateriële vaste activa genoemd (artikel 2:365):

1. Kosten die verband houden met de oprichting en uitgifte van aandelen.
2. Ontwikkelingskosten.
3. Kosten voor het verkrijgen van concessies, vergunningen en intellectuele eigendomsrechten.
4. Kosten voor overgenomen goodwill van derden.
5. Vooruitbetalingen op immateriële vaste activa.

Novak Direct ziet dat accountantskantoren de kosten voor software of websites op verschillende manieren verwerken. Geactiveerde kosten voor software of een website behoren echter onder ontwikkelingskosten.

De categorie ontwikkelingskosten moet worden toegelicht. Daarnaast moet er, ter hoogte van het geactiveerde bedrag, een wettelijke reserve worden aangehouden. Dit is bepaald in artikel 2:365 lid 2 van het Burgerlijk Wetboek.

Er is geen categorie voor overige immateriële vaste activa.

Materiële vaste activa
In het Burgerlijk Wetboek worden vijf categorieën voor de materiele vaste activa onderscheiden (artikel 2:366 lid 1, sub a tot en met e):

• Bedrijfsgebouwen en –terreinen.
• Machines en installaties.
• Andere vaste bedrijfsmiddelen, zoals technische en administratieve uitrusting.
• Materiële vaste bedrijfsactiva in uitvoering en vooruitbetalingen voor materiële vaste activa.
• Materiële vaste activa die niet bijdragen aan het productieproces.

Bedrijfsgebouwen en -terreinen zijn gebouwen en terreinen die eigendom van de onderneming zijn. De bedrijfseconomische jaarrekening kent twee categorieën voor bedrijfsgebouwen, namelijk vastgoedbeleggingen en vastgoed voor eigen gebruik. Vastgoedbeleggingen vormen in feite een extra categorie. Vastgoed voor eigen gebruik wordt in de jaarrekening ingedeeld onder bedrijfsgebouwen en -terreinen. Dit is uitgebreider toegelicht in RJk B2.201.

Vastgoed in eigen beheer en vastgoedbeleggingen vallen beide onder specifieke wet- en regelgeving, en hebben daardoor ook verschillende waarderingsgrondslagen. In de toelichting van de balans moet duidelijk worden aangegeven tot welke categorie het onroerende goed behoort.

Als de onderneming een pand huurt, is er geen sprake van geactiveerde bedrijfsgebouwen en -terreinen. Het huurcontract wordt verwerkt in de categorie niet in de balans opgenomen verplichtingen.

Wel kunnen er investeringen in een huurpand worden gedaan, zogenaamde huurdersinvesteringen. Deze huurdersinvesteringen worden niet expliciet vermeld in de hoofdcategorieën van de materiële vaste activa, maar vallen onder de andere vaste bedrijfsmiddelen. In de toelichting van de jaarrekening kunnen de andere vaste bedrijfsmiddelen verder gespecificeerd worden. Veelvoorkomende subcategorieën zijn: inventaris, vervoermiddelen en huurdersinvesteringen.

Vorderingen onder de vlottende activa
Er wordt onderscheid gemaakt tussen zeven categorieën van vorderingen die onder de vlottende activa vallen. Dit staat als volgt vastgelegd in artikel 2:370 lid 1 van het Burgerlijk Wetboek (sub a tot en met f):

1. Vorderingen op handelsdebiteuren.
2. Vorderingen op groepsmaatschappijen.
3. Vorderingen op andere rechtspersonen en vennootschappen.
4. Vennootschappen die een deelneming hebben in de rechtspersoon of waarin de rechtspersoon een deelneming heeft.
5. Opgevraagde stortingen van geplaatst kapitaal.
6. Overige vorderingen, met uitzondering van vorderingen waarop artikel 371 en 372 van toepassing zijn.
7. Overige vorderingen met een aparte vermelding van de vorderingen uit leningen en voorschotten aan leden of aandeelhouders met aandelen op naam.
   

Een vordering op een natuurlijk persoon, zoals bijvoorbeeld een bestuurder of aandeelhouder-natuurlijk persoon, valt onder de overige vorderingen (sub e). Vorderingen op een groepsmaatschappij, mits voldaan wordt aan de voorwaarden uit artikel 2:24b BW, behoren tot de vorderingen op groepsmaatschappijen (sub b).

De Raad voor de Jaarverslaggeving (RJk) verduidelijkt in RJk B3.103 de definitie van een groep als volgt: Volgens artikel 2:24b BW vormt een groep een economische eenheid waarin rechtspersonen en vennootschappen organisatorisch met elkaar verbonden zijn en waarbij een centrale leiding essentieel is. Of er sprake is van een groepsrelatie wordt bepaald op basis van feitelijke omstandigheden en contractuele relaties. Doorslaggevend hierbij is of één maatschappij feitelijk het beleid bepaalt in de andere (beleidsafhankelijke) maatschappij. Hoewel tussen een moeder- en dochtermaatschappij meestal een groepsrelatie bestaat, is dit niet per definitie noodzakelijk.

Schulden
Er zijn verschillende afzonderlijke categorieën schulden die in de jaarrekening opgenomen moeten worden. Het gaat om de volgende categorieën vastgelegd in artikel 2:375 van het Burgerlijk Wetboek (lid 1, sub a tot en met f):

• Obligatieleningen, pandbrieven en andere leningen met een afzonderlijke vermelding van de converteerbare leningen.
• Schulden aan banken.
• Ontvangen vooruitbetalingen op bestellingen, voor zover deze niet al in mindering zijn gebracht op activa.
• Schulden aan leveranciers en handelskredieten.
• Nog te betalen wissels en cheques.
• Schulden aan groepsmaatschappijen.
• Schulden aan rechtspersonen en vennootschappen die een deelneming hebben in de rechtspersoon of waarin de rechtspersoon een deelneming heeft, voor zover deze niet al onder onderdeel f zijn opgenomen.
• Schulden in verband met belastingen en premies van sociale verzekering.
• Schulden met betrekking tot pensioenen.
• Overige schulden.

Schulden met betrekking tot pensioenen vormen een aparte categorie en mogen niet worden opgenomen onder schulden in verband met belastingen en sociale verzekeringspremies. Deze laatste categorie omvat uitsluitend schulden aan instanties zoals de Belastingdienst en het UWV.

Heldere regels, minder lasten
De wetgever heeft Titel 9 van het BW 2 aangevuld met de bepalingen in het Besluit Modellen Jaarrekening (BMJ) en specifieke voorschriften van de RJk, en zo duidelijke en vereenvoudigde verslaggevingsregels opgesteld voor kleine bv’s. Het doel hiervan is de administratieve lasten te beperken, terwijl de inzichtelijkheid en transparantie van de financiële positie en prestaties behouden blijven. Het blijft essentieel om te voldoen aan de wettelijke vereisten voor toelichting. Deze moet helder en eenduidig zijn en gericht op essentiële informatie voor inzicht in vermogen en resultaat. Let daarom goed op de geldende regelgeving.

Heb je vragen over de indeling van de balans voor kleine bv’s? Dan staan we je daar graag in bij, ook als je andere vragen hebt. Aarzel niet om contact op te nemen met Novak DIRECT (085-0220150).