De actuele kantoorregelgeving – de Nadere voorschriften kwaliteitssystemen (NKVS) – loopt ten einde. En de opvolgers zijn inmiddels geïntroduceerd: de Nadere voorschriften kwaliteitsmanagement (NVKM) en de Standaarden voor kwaliteitsmanagement (SKM). Om deze nieuwe regelgeving succesvol binnen het kantoor te implementeren is de nodige tijd en aandacht vereist. Begin er dus op tijd mee, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

De inwerkingtreding van de nieuwe kantoorregelgeving verschilt per type kantoor.
Voor reguliere vergunninghouders gelden de regels vanaf 1 januari 2026. Voor alle andere accountantskantoren vanaf 1 januari 2027.

SKM 1: fundamentele verandering
Met SKM 1 verandert de manier waarop accountantskantoren met kwaliteit omgaan fundamenteel. Het draait niet meer alleen om regels volgen, maar om het actief formuleren van kwaliteitsdoelstellingen, het in kaart brengen van kwaliteitsrisico’s en het treffen van passende maatregelen. Dit proces moet continu – top-down, bottom-up én dwars door de organisatie heen – worden gemonitord en geëvalueerd. Geconstateerde tekortkomingen moeten binnen een haalbare termijn worden opgelost en opnieuw worden getoetst. Alles moet daarbij aantoonbaar en transparant worden vastgelegd.

Instructies, modellen en softwaretemplates zijn niet langer genoeg. Van beleidsbepalers wordt verwacht dat zij samen met collega’s uit alle lagen van de organisatie de verantwoordelijkheid nemen, kwaliteit omarmen en het vliegwiel van de Plan-Do-Check-Act (PDCA-cyclus) in beweging brengen.

De focus verschuift van een statisch handboek naar een dynamisch systeem waarbij het hele kantoor actief betrokken is. Met andere woorden: van kwaliteitsbeheersing naar kwaliteitsmanagement.

Kortom het creëren en aantonen van een lerende organisatie.

Schaalbaarheid van regelgeving en content
Een andere belangrijke wijziging is dat het verlichte regime van de NVKS vervalt. De nieuwe regels zijn schaalbaar: kantoren passen alleen de onderdelen toe die passen bij de aard en omstandigheden van het kantoor.

Quality framework accountancy (QFA)
Om SKM 1 praktisch toepasbaar te maken, is het Quality framework accountancy (QFA) ontwikkeld. Het QFA volgt de PDCA-cyclus en faciliteert zo een continu proces van meten en verbeteren. Prioriteiten en gemaakte keuzes worden duidelijk onderbouwd en vastgelegd, inclusief de verplichte jaarlijkse evaluatie.

Daarnaast biedt het QFA een uitgebreide bibliotheek (QFA-library) aan, met diverse kwaliteitsrisico’s en bijbehorende maatregelen, die kantoren kunnen gebruiken bij de initiële implementatie.

Ook de meest recente evaluatie vanuit de huidige NVKS kan gedeeltelijk inzicht geven in de kwaliteitsrisico’s. Deze risico’s kunnen vervolgens worden gekoppeld aan de kwaliteitsdoelstellingen van SKM 1, waarna passende maatregelen worden ingericht.

Het QFA biedt daarnaast een helder overzicht: welke kwaliteitsdoelstellingen zijn behaald, welke kwaliteitsrisico’s hebben een hoge classificatie en welke monitoringactiviteiten moeten worden uitgevoerd en wanneer. Hoe strikt het QFA wordt toegepast bepaalt de gebruiker zelf, wat zorgt voor maximale flexibiliteit en schaalbaarheid. Zo is het framework geschikt voor zowel kleine als grote accountantskantoren. 

Voor kantoren die het Novak Kwaliteitssysteem gebruiken is het Quality framework accountancy inmiddels beschikbaar. Daarnaast is dit framework geschikt om te gebruiken in combinatie met eigen handboeken.

Webinars en masterclass
Dit najaar organiseert Novak diverse webinars over het nieuwe Quality framework accountancy, inclusief de bijbehorende bibliotheek en de nieuwe kantoorregelgeving.

Daarnaast staat de masterclass NVKM en SKM dit najaar en komend jaar meerdere keren op de agenda van Novak Opleidingen. Deze masterclass geeft accountantskantoren een vliegende start bij het implementeren van de nieuwe regelgeving op basis van het quality framework accountancy.