Sinds 18 februari 2023 geldt de nieuwe Wet bescherming klokkenluiders (Wbk). Deze wet geeft invulling aan de Europese richtlijn uit 2019 om klokkenluiders beter te beschermen. De Wbk vervangt de Wet Huis voor klokkenluiders (WHK), die voor elke organisatie met ten minste vijftig werknemers gold. Met de nieuwe Wbk is daarin verandering gekomen. Hoe kan een klein kantoor aan de vereisten van de wet voldoen?
Voor organisaties, waaronder accountantskantoren en belastingadvieskantoren, die onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) vallen, geldt de verplichting om een klokkenluidersregeling in te voeren zodra zij werknemers in dienst hebben. De meldingsregeling is bijvoorbeeld ook verplicht in verband met artikel 20a van de Wwft en het is een belangrijke pijler in de beheerste en integere bedrijfsvoering voor accountantsorganisaties met een Wta-vergunning. Dit betekent dat ook een accountantskantoor of -organisatie met één werknemer moet voldoen aan de vereisten van de Wbk en daarmee een meldingsregeling moet hebben inclusief het proces voor de uitvoering van de regeling.
Het gaat hierbij niet alleen om werknemers in loondienst, maar ook om zzp’ers, stagiaires, uitzendkrachten en vrijwilligers die een vergoeding voor hun werkzaamheden ontvangen. Veel mkb-accountantskantoren met minder dan vijftig werknemers in dienst lijken niet op de hoogte te zijn dat zij aan de nieuwe wet moeten voldoen. Daarnaast lopen mkb-accountantskantoren tegen dilemma’s aan bij de praktische uitvoering van de wet. Meldingsregeling De Wbk stelt strengere eisen aan de interne meldingsregeling dan de voorgaande wet. De regeling moet ervoor zorgen dat melders van misstanden en integriteitsschendingen worden beschermd door middel van een veilige en effectieve meldprocedure.
Zo moet er onder meer zijn opgenomen op welke manier er met interne meldingen wordt omgegaan, wanneer er sprake is van een vermoeden van een misstand, bij welke onafhankelijke functionaris de misstand gemeld kan worden en of zij onafhankelijk opvolging kunnen geven aan de melding. Daarnaast moet de werkgever een melding vertrouwelijk behandelen en de mogelijkheid geven om een adviseur in vertrouwen te raadplegen. Wanneer een melding is gedaan, moet deze worden geregistreerd in een – door de werkgever ingericht – meldingenregister. De melder moet vervolgens binnen zeven dagen een ontvangstbevestiging van de melding krijgen en binnen uiterlijk drie maanden informatie ontvangen over de beoordeling van de melding. Verplichting Als een werkgever niet voldoet aan de nieuwe eisen, kan het Huis voor Klokkenluiders een bestuurlijke boete of een last onder dwangsom opleggen. Daarnaast kan een ondernemingsraad, de personeelsvertegenwoordiging of iedere belanghebbende werknemer bij een ontbrekende klokkenluidersregeling naar de kantonrechter stappen. Zij kunnen de kantonrechter verzoeken om te bepalen wanneer de werkgever alsnog moet voldoen aan de verplichtingen uit de Wbk. Novak constateert dat het voor kleine(re) mkb-accountantskantoren in de praktijk lastig kan zijn om invulling te geven aan de vereisten uit de Wet.
Er moet bijvoorbeeld aan de volgende punten worden voldaan:
- Toegankelijke en anonieme meldkanalen (schriftelijk en telefonisch).
- Een onafhankelijk vertrouwenspersoon voor de medewerkers.
- Een omgeving en een register waarin vertrouwelijke en gevoelige gegevens worden beveiligd.
- Een faciliteit om ervoor te zorgen dat meldingen onafhankelijk en professioneel worden beoordeeld, waarbij de privacy en anonimiteit van de melder worden beschermd.
Samenwerking Als serviceorganisatie voor mkb-accountantskantoren heeft Novak daarom samen met Compliability en People Intouch het product SpeakUp voor mkb-accountantskantoren ontwikkeld om mkb-accountantskantoren te ondersteunen. Er is niet alleen een meldingsregeling voor het Novak Kwaliteitssysteem, maar we zorgen ook dat elk kantoor concreet invulling kan geven aan de uitvoering van de regeling tegen lage kosten. Hoe werkt het? De meldingsregeling beschrijft eenvoudig hoe er een melding van een misstand of integriteitsprobleem kan worden ingediend binnen het kantoor. Vervolgens kan een melder laagdrempelig en anoniem een melding indienen via het SpeakUp-systeem van People Intouch. Hiermee komen meldingen niet direct in de openbaarheid, zodat problemen eerst intern opgelost kunnen worden en het imago van het kantoor niet wordt geschaad. Een vertrouwenspersoon van Compliability begeleidt de melder gedurende het meldproces. Ook is er de mogelijkheid een eigen vertrouwenspersoon uit te kiezen.
Eventuele meldingen die in het SpeakUp-systeem door een melder worden vastgelegd, worden ontvangen door onafhankelijke en gecertificeerde medewerkers van Compliability. Zij zorgen ervoor dat de melding onafhankelijk wordt beoordeeld en bespreken deze vertrouwelijk met de verantwoordelijken binnen het kantoor. Hierna volgt een advies met eventuele opvolging. Het kantoor bepaalt vervolgens zelf hoe er verder met de melding wordt omgegaan.