Leestijd: 4 minuten

Bewaartermijnen en plichten


Door Carel M. Verdiesen (AA), Novaa bestuurslid en docent

Het is de taak van de accountant om de klant op hun wettelijke verplichtingen te wijzen. De accountant is op de hoogte van verschillende termijnen die kunnen verstrijken. Als daar niet adequaat op wordt gehandeld kunnen daar grote gevolgen aan vastzitten voor de klant. Voor de accountant zelf gelden andere belangrijke termijnen, die niet altijd overeenkomen met de termijnen van de klant. Hierbij moet goed worden opgelet, want de rechtszekerheid van de accountant is niet overal goed gewaarborgd.

In het mkb vertrouwt de klant erop dat hij of zij wordt ondersteund bij het voldoen aan wet- en regelgeving. Waaronder het toepassen van het Burgerlijk Wetboek en de fiscale regelingen. De klant moet daarbij voldoen aan administratieverplichtingen. Deze administratie moet lang genoeg bewaard blijven om verantwoording af te leggen over het gevoerde beleid (BW2 titel 9), of om ingediende aangiften te onderbouwen. Als er niet aan deze verplichting wordt voldaan, kan het ertoe leiden dat de ondernemer moet bewijzen dat hun zaken kloppend zijn, in plaats van dat de fiscus of curator moet bewijzen dat dit niet het geval is. Als de accountant zelf ook ondernemer is, moet niet alleen de klant aan de fiscale en juridische termijnen voldoen, maar ook de accountant zelf. Voor de beroepsuitoefening van accountants komen daar zelfs nog een aantal termijnen bovenop:

  1. De Nadere Voorschriften Kwaliteitssystemen (NVKS) bepalen in artikel 25 en 27 lid 3, dat de beleidsbepaler of eindverantwoordelijke accountant de gegevens met betrekking tot de kwaliteitsbeheersing ten minste zeven jaar bewaart.
  2. De NVKS bepalen in artikel 15 dat de beleidsbepaler of eindverantwoordelijke accountant zorgt dat er een adequate beroepsaansprakelijkheidsverzekering wordt afgesloten waarin de inloop- en uitlooprisico’s ten minste twee jaar gedekt zijn.
  3. De Wet tuchtrechtspraak accountants (Wtra) bepaalt in artikel 22 lid 1 onder b dat: “Eenieder door middel van een klaagschrift een klacht kan indienen. De accountantskamer neemt de klacht niet in behandeling indien tussen het moment van het handelen of nalaten en het moment van indiening van de klacht een periode van tien jaar is verstreken.”
“Als de accountant zelf ondernemer is, moet niet alleen de klant aan de fiscale en juridische termijnen voldoen, maar ook de accountant zelf.”

De laatste termijn is pas sinds 1 januari 2019 geldig. Tot 2019 gold er een verjaringstermijn van zes jaar, met de beperking dat er geen drie jaar mocht zijn verstreken tussen het constateren - of het redelijkerwijs kunnen constateren - van het handelen of nalaten en het indienen van de klacht. Niet alle accountants zijn zich hier voldoende van bewust. Bij de behandeling van de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta) in de Tweede Kamer in juni 2017, is de verlenging van de verjaringstermijn tuchtrecht besproken. Op basis van vergelijkingen met andere tuchtrechtregelingen, zoals gerechtsdeurwaarders, notarissen, advocaten en medici, werd besloten om een absolute termijn van zes jaar in te voeren. Op 7 september 2017 dienen Henk Nijboer (PvdA) en Aukje de Vries (VVD) een motie in waarin wordt voorgesteld om de verjaringstermijn verder op te rekken naar tien jaar. Dit omdat het soms lang duurt voordat de financiële fraude of misleiding aan het licht komt. De motie werd aangenomen en de nieuwe regels zijn in 2019 ingegaan. Bovengenoemde motie is, naar mijn mening, te lichtvaardig ingediend en aangenomen om de volgende redenen:

  • De motie is meegenomen in behandeling van regelgeving voor de wettelijke controle. De Wtra geldt voor alle accountants. Of het probleem ook voor het mkb relevant is, is niet terug te vinden in de kamerstukken.
  • De motivering had ook op kunnen gaan voor een verlenging tot acht, vijftien of twintig jaar en is niet valide. Een vergelijking met andere juridische beroepen rechtvaardigde geen langere termijn. Er lijkt te zijn aangesloten bij het medisch tuchtrecht, daar staan levens op het spel.
“De accountant heeft, onder meer als ondernemer, met te veel verschillende termijnen te maken.”

Het accountantstuchtrecht is laagdrempelig, de kosten zijn laag en er is geen juridische bijstand verplicht. Klagers kunnen zich afvragen of de accountant lang geleden wel juist heeft gehandeld. De accountant komt hier in een lastige positie terecht. Tien jaar is een te lange periode om zaken goed genoeg terug te halen. Als het gaat om overwegingen die de objectiviteit en/of de integriteit raken, zijn gespreksaantekeningen van het dossier en het geheugen van groot belang. Goede vastlegging, en het bewaren daarvan, blijft dus belangrijk. Curatoren weten de gang naar de tuchtrechter ook steeds vaker te vinden. Mogelijk omdat zij met een tuchtrechtmaatregel eventuele aansprakelijkheid in een boedeltekort op de accountant willen afwentelen. Hoewel hiervoor causaliteit moet bestaan tussen de geleden schade en het handelen van de accountant, is de termijn in de NVKS voor het uitlooprisico bij beroepsaansprakelijkheid van twee jaar absoluut onvoldoende. Verlenging zal daarentegen invloed hebben op de premies van de verzekering. Kortom: de accountant heeft, onder meer als ondernemer, met te veel verschillende termijnen te maken. Doordat deze termijnen niet op elkaar zijn afgestemd schept het verwarring, en levert het onaanvaardbaar hoge risico’s op. Ik stel voor om in de Wtra de absolute termijn terug te brengen tot zeven jaar, en daarmee aan te sluiten op andere bewaartermijnen. Voor de accountants die wettelijke controles doen, kan de termijn van tien jaar in stand blijven. Deze wettelijke controle zou zich echter moeten beperken tot accountants die wettelijke controles doen voor OOB’s. Haalbaar? Misschien niet. Maar het zou serieus bespreekbaar moeten worden gemaakt in Den Haag, door bijvoorbeeld de NBA. De Algemene verordening gegevensbescherming stelt dat u persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan is voorgeschreven op grond van de betreffende wettelijke verplichting (grondslag). Of de AVG hierbij ook de termijn in de Wtra aanhoudt, is mij nog onduidelijk.

Heeft u vragen of opmerkingen omtrent dit onderwerp? Neem dan gerust contact op met Novak via: 070 - 3524002. Voor vragen kunt u ook een e-mail sturen naar novak@novak.nl.


Deel dit artikel met uw netwerk