ARTIKEL

Leestijd: 3 minuten

Risicoanalyse en statistische steekproef


Door: Henk Wenning (AA) Redacteur Novak Kwaliteitssysteem

Bij de jaarrekeningcontrole van grote ondernemingen en samenstellingsopdrachten wordt steeds vaker gebruik gemaakt van steekproeven. Dit heeft meerdere oorzaken, legt Henk Wenning uit.

De gegevensgerichte controle van ondernemingen heeft een breder draagvlak gekregen dan systeemgerichte controles. Dit komt omdat er in veel gevallen niet genoeg gesteund kan worden op de interne beheersingsmaatregelen. Door de toegenomen (kennis van) automatisering, kan er op een eenvoudigere wijze gebruik worden gemaakt van een veelheid aan data. De gegevensgerichte controles kunnen veel efficiënter worden uitgevoerd tijdens het werken met data-analyse software. Tot slot zijn de uitkomsten van gegevensgerichte controles beter meetbaar en gemakkelijker te communiceren dan de werking van interne beheersingsmaatregelen. Tijdens het bepalen van de omvang van de steekproef, balanceert de accountant tussen het te bereiken doel van de werkzaamheden en de efficiency. Het is belangrijk dat er genoeg informatie wordt verkregen voor het doel van de werkzaamheden, de gewenste zekerheid en de beperkingen van de uren en het budget. De risicoanalyse, de beoordeling van de effectiviteit van de interne beheersing en de cijferanalyse zijn veelgebruikte methoden om informatie op te doen en vervolgens de omvang van een steekproef te bepalen. Deze worden gewoonlijk opgenomen in een risico-analysemodel. De verzamelde voorkennis is bepalend voor de omvang van de steekproef.

Wat is een statistische steekproef?

Een statistische steekproef is een deelwaarneming waarbij de selectie van elementen uit de populatie op een bepaalde manier plaatsvindt, zodat er statistisch verantwoorde conclusies kunnen worden getrokken met betrekking tot de eigenschappen van de populatie. De populatie is een verzameling van gegevens. En met een deelwaarneming wordt een beoordeling van een selectie uit een verzameling van data bedoeld. Daarmee kan vervolgens, met behulp van een aantal kenmerken, een uitspraak worden gedaan over het geheel (de populatie). Een statistisch verantwoorde conclusie houdt in dat alle elementen in de populatie dezelfde kans hebben om in de steekproef te worden opgenomen. Alleen dan kan er een verantwoorde conclusie worden getrokken.

“De gegevensgerichte controle van ondernemingen heeft een breder draagvlak gekregen”

De voorwaarden

Bij het nemen van een steekproef moet er aan een aantal voorwaarden worden voldaan:

  • Het doel van de steekproef moet duidelijk worden beschreven. Hierbij moet worden aangesloten op de controledoelstelling, de te behalen zekerheid en de materialiteit. Daarnaast verdienen posten die buiten de steekproef vallen enige aandacht, zoals de kenmerken voor posten die integraal gecontroleerd worden. De verwachting voor het optreden van fouten moet ook worden vastgelegd.
  • De populatie moet voldoende van omvang zijn. Bij een kleine omvang kan er voor een integrale controle worden gekozen. De populatie moet worden gedefinieerd. Daarnaast moet de geschiktheid en betrouwbaarheid van de populatie worden vastgesteld, in relatie tot de risico-inschatting. Het is belangrijk dat de aangeleverde bestanden worden beoordeeld op authenticiteit en volledigheid. Denk daarbij aan vragen zoals: Zijn de bestanden origineel? En: Heb ik alle data ontvangen?

Het moet duidelijk zijn aan welke kenmerken de populatie moet voldoen. De toelaatbare fout moet worden vastgesteld. Net zoals de steekproefomvang, zodat het steekproefrisico aanvaardbaar laag is. De elementen binnen de steekproef moeten aselect worden gekozen. Het getrokken element moet zodanig worden onderzocht dat er kan worden vastgesteld dat aan de gewenste kenmerken is voldaan. Een belangrijk onderdeel van het werken met steekproeven is de evaluatie. De accountant moet bepalen wat de consequenties zijn van de gevonden fouten voor de conclusie, ook wel de foutevaluatie genoemd. Dat wil zeggen: de gevolgen voor de controleaanpak en de gevolgen voor het oordeel bij de verantwoording in kaart brengen.

De steekproef uitvoeren

Novak heeft een model voor het uitvoeren van een steekproef ontwikkeld. Dit model is beschikbaar voor alle gebruikers van het Novak Kwaliteitssysteem die controleopdrachten uitvoeren. Op basis van de ingevoerde data, de materialiteit, de gewenste zekerheid en het grensbedrag voor integrale controle, kan worden aangegeven welke beweringen moeten worden getest in de steekproef. Hierbij wordt de te bereiken zekerheid voor de gegevensgerichte werkzaamheden aangepast met conclusies, ten aanzien van de risico-inschatting, interne beheersing en cijferanalyses. In het model worden de volgende beweringen getest:

  • Voorkomen/Bestaan
  • Nauwkeurigheid/Waardering
  • Afgrenzing/Toerekening
  • Classificatie/ Rechten en verplichtingen

Het model berekent, met de genoemde gegevens, aselect het aantal te nemen posten uit de populatie. Het maakt hiervoor een werkblad aan, waarop de bevindingen kunnen worden vastgelegd. Als er tijdens de uitvoering van de steekproefwerkzaamheden fouten worden vastgesteld, worden die in het werkblad vastgelegd ten behoeve van de evaluatie. Het Novak model voorziet met de opzet in een uitgebreide evaluatie voor het gebruik van de steekproef en de uitkomsten.

“De controles kunnen veel efficiënter worden uitgevoerd tijdens het werken met data-analyse software”

Cursus

Binnen de controlepraktijk kan het toepassen van steekproeven lastige materie zijn. Enerzijds moet er worden voldaan aan de diverse nadere voorschriften controle- en overige standaarden (NV COS) (NV COS 330, 450, 500, 520, 530, 600). Anderzijds moet de uitvoering doelmatig en effectief zijn. Daarnaast moet men over genoeg kennis beschikken om een betrouwbare steekproef uit te kunnen voeren. Om accountants en assistenten hierbij te ondersteunen, is niet alleen het Novak Steekproefmodel ontwikkeld, maar wordt ook de cursus ‘Het werken met statistische steekproeven binnen de mkb-controlepraktijk’ gegeven. De cursus richt zich op accountants en assistenten die werkzaam zijn in de controlepraktijk en effectief steekproeven willen inzetten bij de uitvoering van controlewerkzaamheden.


Deel dit artikel met uw netwerk