Hoe ervaart u de coronacrisis?

Drie Novak-leden delen hun ervaringen

Door: de redactie

Alex van Dijk AA

Aantal medewerkers: 21 Klantenkring: Mondzorg, medisch specialisten en huisartsen.

Veel onzekerheid voor onze cliënten De onzekerheid was er in het begin heel erg. Vooral onder de mondzorgcliënten die genoodzaakt waren hun werkzaamheden stil te leggen. Die onzekerheid is wel weggeëbd, nu de praktijken weer open mogen en het werk weer doorloopt. De geldstroom komt weer op gang en er is meer rust onder onze cliënten. In de eerste fase liepen de activiteiten rondom het samenstellen van jaarrekeningen bijvoorbeeld wel door, maar hadden wij als accountants vooral te maken met crisismanagement. Voorlopige aanslagen dienden te worden aangepast en er waren veel vragen rondom de diverse regelingen. Zoals altijd bleef onze adviserende rol, maar de vragen waren voornamelijk gericht op de liquiditeit binnen de onderneming. Intern waren we vooral bezig met het up-to-date houden van kennis rondom de diverse regelingen en het up-to-date houden van de vaktechnische kennis en verplichtingen rondom de corona. Vragen zoals; kan ik nu een jaarrekening opmaken, moet ik een bepaling opnemen, etc. zijn vaktechnisch bekeken.

Volgen ontwikkelingen op de voet Vanuit de overheid kwamen nieuwe noodmaatregelingen vrij snel op gang, maar deze werden ook bijna dagelijks bijgesteld. Dit vroeg van ons als kantoor dat we de ontwikkelingen op de voet moesten volgen. We hebben allen direct een interne cursus gevolgd en we lazen (en lezen nog steeds) constant het nieuws. We schakelen waar nodig de advsieurs van Novak DIRECT in. In onze zorgsector hanteren wij de specifieke regels van de zorgverzekeraars. Deze regels lopen nog in de aankomende periode en dienen goed bekeken te worden met oog op de andere aangepaste regels omtrent het coronavirus.

Wij werken veel vanuit huis Intern hebben we direct de maatregelen vanuit de overheid gevolgd. Onze medewerkers werken voornamelijk vanuit huis. Wij overleggen veel meer via Teams en Zoom maar Facetime en Skype. Dit geldt ook voor het contact met onze cliënten. Dit deden we al voor de crisis, omdat ons klantenbestand verspreid is door het hele land. We merken dat er online zoveel mogelijk is en dit nemen we dan ook mee voor in de toekomst.

Na de crisis Voor de crisis speelden we met het idee voor een nieuwe kantoorlocatie omdat we ruimte tekort kwamen. Nu zien we dat meer thuiswerken een goede optie is. Collega’s missen het dagelijks contact wel met elkaar, maar we houden veelvuldig contact en sturen regelmatig presentjes op naar collega’s om de band sterk te houden en een gevoel van waardering uit te spreken. Ons kantoor is steady, het werk gaat gelukkig door en we zien de toekomst positief tegemoet.

Adri Smulders AA

Aantal medewerkers: 5 Klantenkring: Accountancy en Fiscaliteiten met name gericht op de medisch vrije beroepen, zoals apothekers, huisartsen, tandartsen en medisch specialisten.

Betaal zoals je altijd zou doen Vanaf het moment dat de intelligente lockdown werd aangekondigd zijn wij als team op kantoor direct allemaal thuis gaan werken. Onderling hebben wij dagelijks vooral contact via de telefoon of per mail, maar ook onze kantoorgroepsapp werkt hier goed voor. We zijn een klein team, dus dat werkt prima. Alleen in de eerste paar weken was er wat extra druk bij onze cliënten in de mondzorg. Er kwamen voor ons als kantoor meer vragen over de nieuwe maatregelen, waar ze moesten zijn, welke regelingen van toepassing waren en waar uitstel van betaling kon aanvragen. Ons advies was en is altijd: ‘’Als je niet in de problemen komt, betaal dan zoals je altijd zou doen. Het is uitstel en geen afstel van betaling. Schulden creëren is gemakkelijker dan er vanaf komen.’’

Hoe ga je om met de AVG in deze crisistijd? Bepaalde vragen over bijvoorbeeld de jaarrekening of controles werden in deze eerste weken uitgesteld, waardoor het op bepaalde vlakken wat rustiger was, maar dit heeft niet lang geduurd. Alles loopt voor onze cliënten weer, we mogen van ‘’geluk’’ spreken voor onze branche. We hebben nog steeds evenveel contact met onze cliënten alleen niet altijd fysiek, maar dit zorgt voor beide partijen niet voor obstakels. In deze periode heb ik weleens mijn wenkbrauwen opgetrokken over de gemakkelijke werkwijze van organisaties met betrekking tot het juist hanteren van de AVG-wet.

Het is volstrekt logisch dat er een toename is van de digitale middelen, maar niet alles is digitaal mogelijk volgens de AVG-wet. Denk hierbij aan het ondertekenen van documenten, uitvoeren van controles en toetsingen van dossiers. De NBA heeft hier ook uitstel voor gegeven, dus dit soort werkzaamheden stellen wij ook uit als het niet fysiek kan.

“Gedwongen” voor de camera Onder accountants zag je voor de coronacrisis nog weleens dat zij niet graag de telefoon pakten of voor een camera gingen zitten. Maar nu werden we ‘’gedwongen’’ en hebben we de stap gewaagd. Dat is leuk om te zien en nemen we ook zeker mee voor na de crisis. Wij als mensen zijn sociale dieren, dus het sociale aspect missen wij zeker. Maar het doet me deugd om te zien wat wij op deze nieuwe werkwijze met elkaar het voor elkaar krijgen!

Teus Brunekreeft AA

Aantal medewerkers: 8 Klantenkring: Divers, van IT -financiële dienstverlening en automotive tot horeca en retail.

Niet even bij elkaar binnenlopen Vanaf het begin hebben wij als kantoor intern direct de maatregelen van de overheid gehanteerd. Een aantal medewerkers besloot thuis te gaan werken en een aantal is op kantoor aan het werk. Iedereen neemt 1,5 meter afstand en we nemen de hygiënemaatregelen in acht. Het aantal bezoeken naar cliënten is gehalveerd in de laatste weken, maar alles gaat nu digitaal. Wij missen het persoonlijk contact met collega’s en cliënten wel. Op afstand communiceren vraagt soms om extra zorgvuldigheid in de communicatie en afstemming, je loopt niet ‘’even’’ bij elkaar naar binnen. Maar de technische faciliteiten zijn gewoon goed anno 2020 en we kunnen alles doen wat we moeten doen. Dit krijgen we ook terug van cliënten.

Alle cliënten zijn gebeld Als team zijn we direct bij elkaar gekomen om een actief integraal beleid te voeren naar onze cliënten toe. Iedere cliënt is gebeld om te vragen wat de impact van de crisis is en waarbij wij kunnen ondersteunen. Het was in de beginfase belangrijk om het verhaal van de cliënt aan te horen om richting te geven aan de maatregelen. Ons actieve beleid werd erg gewaardeerd. De cliënt vroeg zelf vaak uitstel van betaling aan, maar vroeg ons wel om advies over regelingen.

Er is veel beroep gedaan op onze adviesrol. Kleine ondernemingen wilden bijvoorbeeld aanspraak maken op de NOW-regeling, maar beseften niet dat zij dan geen personeelssanering konden doen. Dit soort gevallen vraagt om een constante alertheid van ons team op de actuele stand van zaken. Dit zien wij echt als een stuk kennisopbouw die van toegevoegde waarde is voor de cliënt.

Meer reuring De reguliere werkzaamheden lopen door en we geven meer advieswerk door de coronacrisis, maar het is nog niet als vanouds. Er mag wat ons betreft wel weer meer positieve ‘’reuring’’ komen. De telefoon mag weer vaker gaan rinkelen, maar we hebben de indruk dat dit wel weer gaat komen.