Word je van slimme software een betere adviseur?

Over zinvol investeren in automatisering

Van de redactie

Vraag je aan John Bulkmans AA RA RB, eigenaar van Rekenraad accountants en belastingadviseurs, hoe je als accountant meer een adviseur kunt worden, dan zegt hij: “Daar geloof ik niet in. Daar wordt al twintig jaar over gediscussieerd. We gaan niet ineens ander werk doen. Je advies komt gewoon voort uit je werk goed doen en slim inrichten.” Volgens John moet de discussie gaan over hoe we iedereen meekrijgen in toekomstige digitale ontwikkelingen om daarmee het beste uit zichzelf te halen. Dan blijft het accountantsberoep relevant.

Eerst de mensen, dan de tools

Met iedereen bedoelt John allereerst de eigen medewerkers. “Ik ben zelf een gadget-liefhebber”, zegt John. “Als er iets nieuws op de markt komt waar ons kantoor en onze klanten van kunnen profiteren, dan verdiep ik mij daarin. Ik laat zien aan onze medewerkers hoe het werkt en wat de voordelen zijn. Als je iets wilt veranderen dan moet je mensen erbij betrekken zodat ze zelf ook enthousiast worden. Eerst de mensen, dan de tools.” En die aanpak hanteert John ook richting zijn klanten. Hij neemt de tijd om ze uit te leggen waarom Rekenraad processen heeft gedigitaliseerd en hoe dit voor de klant kan werken. Die tijdsinvestering verdient John terug doordat klanten zich committeren aan de digitale werkwijze die voor beide partijen tijdswinst en efficiency oplevert.

Kijk naar de meerwaarde voor kantoor en klant

Volgens Harrie van den Bersselaar, mede-oprichter van RADAR software, typeert deze menselijke maat de manier waarop John zijn kantoor runt. “De samenwerking tussen Rekenraad en RADAR gaat bijna 15 jaar terug”, vertelt Harrie. “Ik ken John als iemand die met open vizier de toekomst tegemoet gaat. Tegelijkertijd kijkt hij kritisch naar wat de meerwaarde is van nieuwe ontwikkelingen voor specifiek zijn kantoor en zijn klanten. En dat is verstandig omdat er op dit moment zoveel gedigitaliseerd kan worden, dat menig kantoor niet weet waar te beginnen. De behoeftes van je klant centraal stellen in plaats van wat er allemaal mogelijk is, helpt je om keuzes te maken en om zinvol te investeren in automatisering.”

Gebruik data en Power BI om onderscheidend te zijn

De klant goed kennen, weten wat er speelt en inzicht bieden in wat hij nodig heeft, is de specialiteit van RADAR. Ze noemen zichzelf de nummer 1 als het gaat om CRM voor Accountancy. En dat uit zich niet alleen in een slimme applicatie. RADAR werkt zelf ook volgens dat principe. “Wij vinden persoonlijk contact heel belangrijk, dat is ook een reden dat wij veel tijd investeren in een servicedesk. Vragen kan je telefonisch stellen, zodat je direct geholpen wordt. Daarnaast kan je de vraag uiteraard ook per email stellen. ‘Practice what you preach’,” aldus Harrie.

De nieuwste ontwikkeling van RADAR is een koppeling tussen de data van RADAR en Microsofts Power BI. Alle data wordt verzameld in CRM en krijgt ‘een gezicht’ in Power BI. De data wordt aantrekkelijk vormgegeven in één overzichtelijk dashboard. Je krijgt data over medewerkers, klanten, omzet, productie en meer op een eenvoudige manier inzichtelijk. Geen managementinformatie meer op tientallen pagina’s vol met cijfers, tabellen en grafieken, maar overzichtelijk en toegankelijk op een plek. “Je kunt dankzij deze koppeling bijvoorbeeld je omzetverdeling per branche inzichtelijk maken,” vertelt Harrie. “Een onmisbaar gegeven voor accountantskantoren die zich willen onderscheiden in de markt. Inzoomen op specifieke data helpt je om de juiste keuzes te kunnen maken voor nu en in de toekomst.”

Richt je dashboard slim in

Ook Rekenraad profiteert van een specialisme: de medische sector. “Die specialisatie was geen bewuste keuze, vertelt John. “Een vriend van mij is huisarts en die kwam bij mij terecht voor een dienst. Van de ene huisartsenpraktijk kwam de andere en zo ging het balletje rollen. Omdat de medische sector specifieke materie betreft, investeer je daar als kantoor in en bouw je kennis op, bijvoorbeeld via branche-informatie. Met een kantoor van 23 mensen kun je je niet in alle sectoren specialiseren, dus je zult keuzes moeten maken. Het slim inrichten van je datahuishouding helpt je hierbij. Het werken en sturen vanuit een dashboard is bij ons dan ook gemeengoed geworden. Elke ochtend open ik mijn dashboard en zie in een oogopslag hoe de zaken er in real-time voor staan. Ik kan intern sturen op resultaten, maar ook tijdig aan de bel trekken bij klanten als dat nodig is.” Harrie voegt daaraan toe: “De mogelijkheden van dashboards en Power BI zijn eindeloos, maar je wilt niet verdrinken in een overvloed aan data. Je kunt je eigen dashboard samenstellen, maar wij bieden onze gebruikers ook standaardtemplates. Op basis van onze jarenlange ervaring in de accountancy weten we welke vragen er leven, welke managementinformatie relevant is en welke analyses waardevol zijn voor het kantoor en de klanten.”

“Ook praten over doelen en strategie, niet alleen maar over de jaarrekening.”

John Bulkmans en Harrie van den Bersselaar

Maak ruimte voor strategische dienstverlening

Volgens John maakt het werken vanuit inzicht in data het ook mogelijk om een andere relatie met je klanten op te bouwen. In plaats van het verplichte jaarrekeninggesprek, kun je het ook over strategische zaken hebben. “Een klant zei letterlijk eens tegen mij dat hij het bespreken van de jaarrekening eigenlijk verschrikkelijk vond. Hij wilde het liever met mij hebben over de toekomst van zijn bedrijf in plaats van alleen maar achterom te kijken. Nu maken wij een minimale jaarrekening voor hem en spreken we elkaar vier keer per jaar over doelen en strategie op basis van managementinformatie.”

Gebruiksgemak staat centraal

Het succes van een goed werkend dashboard staat of valt bij de kwaliteit van de gekoppelde data. En dat is volgens Harrie waar de menselijke motivatie weer om de hoek komt kijken. “Je kunt alleen data voor je laten werken als alle betrokkenen - medewerkers, management en klanten - hun best willen doen om ze aan het systeem toe te vertrouwen”, zegt hij. “Volledig en correct. Dat lukt alleen als je dit proces zo makkelijk mogelijk maakt. Gebruiksgemak in de vorm van snelle toegang en intuïtieve navigatie is daarbij van groot belang”. Dat is waar RADAR al sinds de oprichting bekend om staat. En de reden voor John om met RADAR aan de slag te gaan. “Toen ik in 2005 mijn eigen kantoor startte, schreven we onze uren in Excel, kregen we de bonnetjes in een envelop op kantoor en ging de factuur met natte handtekening in een envelop op de bus naar de klant. We begonnen met één klant, dus dat was prima te doen. Maar toen we gingen groeien, was het overzicht al snel zoek. RADAR bood ons de oplossing in de vorm van een systeem voor CRM, urenregistratie, facturatie en budgetbewaking. De eenvoudige menustructuur sprak me toen al aan, naast het feit dat het systeem ons veel handmatig werk uit handen nam.”

De ondernemer verwacht bredere dienstverlening

Nu, bijna 15 jaar later, zijn de behoeftes veranderd. “En RADAR is met ons meegelopen,” vertelt John. “Nog steeds ervaar ik de software als gebruiksvriendelijk, maar de mogelijkheden zijn nu zoveel geavanceerder. De integratie met Outlook bijvoorbeeld en de koppelingen met andere pakketten maken ook dat het proces beter en sneller verloopt. Klantgegevens worden automatisch gesynchroniseerd en verkoopfacturen worden automatisch geboekt in de financiële administratie”, licht John toe. Door te werken met digitale oplossingen en deze zoveel mogelijk aan elkaar te koppelen kan Rekenraad werkzaamheden standaardiseren. “Je haalt daardoor druk weg van het procesmatige en je creëert ruimte voor bredere, strategische dienstverlening. En juist daar zit de ondernemer op te wachten”, zegt John tot slot.