De externe kwaliteitsmanager, een waardevolle schakel in kwaliteitsbeheersing en -verbetering

Door: Marcel Kurvers (projectmanager Novak Kwaliteitssysteem) en John Hoppenbrouwers (registeraccountant en compliance officer ESJ financial engineering)

De afgelopen jaren hebben accountantskantoren te maken gekregen met veel nieuwe en gewijzigde regelgeving. Naast de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta) en het Besluit toezicht accountantsorganisaties (Bta) voor de wettelijke controlepraktijk, zijn voor alle kantoren de Nadere voorschriften kwaliteitssystemen (NVKS), de vernieuwde Wet ter voorkoming van witwassen en terrorismefinanciering (Wwft) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) erbij gekomen. Recentelijk zijn daar nog de Nadere Voorschriften Non-Compliance with Laws and Regulations (NV NOCLAR) aan toegevoegd. Om te voldoen aan al die wet- en regelgeving, implementeren accountantskantoren handboeken en dossiertemplates. Hulpmiddelen die de accountant en medewerkers helpen om bij accountantsopdrachten zicht te houden op het juist uitvoeren en documenteren van werkzaamheden. Maar is dat wel voldoende?

Worstelen met de evaluatie

De NVKS dwingt kantoren om niet alleen vooruit te kijken, maar ook om periodiek achterom te kijken zodat kan worden vastgesteld of procedures en maatregelen die zijn genomen, voldoende effectief zijn. Dit door middel van periodieke reviews op afgesloten accountantsdossiers en de doorvertaling van verbeterpunten naar concrete en structurele (kwaliteits)verbetering.

De NVKS zorgt er met de eisen op het gebied van evaluatie voor dat, wanneer een accountantskantoor hier serieus werk van maakt, er een lerende organisatie ontstaat. Dat is niet alleen mooi voor het kantoor en de medewerkers, maar ook voor de cliënt. Iedereen is er immers bij gebaat dat vaktechniek zo goed mogelijk binnen het kantoor wordt beheerst. Dit maakt het werk niet alleen gemakkelijker en leuker maar ook de kans op fouten kleiner.


Toch lijken veel kantoren de evaluatie uit te stellen of hiermee te worstelen. Op z’n zachtst gezegd staat dit onderwerp veelal niet hoog op de agenda. Opmerkelijk, omdat de winst van een goede kwaliteitsbeheersing hem juist zit in een goede evaluatie en bijsturing. Dit maakt het doelmatig aanpassen van werkaanpak, modellen en/of instructies mogelijk. Een mooi voorbeeld hiervan is Standaard 4410. De huidige Standaard 4410 gaat inmiddels alweer enige tijd mee (sinds 1 januari 2016) en toch worstelen veel kantoren nog steeds met een correcte toepassing ervan. Zo zien we anno 2019 nog steeds dat kantoren moeite hebben met het bepalen van significante aangelegenheden, het uitvoeren van de werkzaamheden met betrekking tot deze aangelegenheden, de bespreking met de cliënt en de vastlegging ervan in het dossier.

Delen van je verbeterpunten?

De evaluatie vanuit de NVKS is sinds dit jaar onderwerp van de reguliere kwaliteitstoetsing. Zo zal de toetser de vastleggingen willen zien die in het kader van de evaluatie zijn gemaakt. Het is daarnaast waardevol om aan de toetser te (kunnen) laten zien welke verbeterpunten het kantoor zelf al heeft gesignaleerd en hoe het kantoor met de punten aan de slag is gegaan om herhaling te voorkomen. Dit werkt in de regel veel effectiever en prettiger dan afwachten hoe de eerstvolgende kwaliteitstoetsing zal verlopen. Een toetser ziet dan ook graag de review-/evaluatieverslagen om zich een beeld te kunnen vormen van hoe serieus het kantoor omgaat met kwaliteitsbeheersing en -verbetering.


Veel kantoren zijn bang om dergelijke verbeterpunten met de toetsers te delen omdat ze dan op voorhand al zouden laten zien dat er verbeterpunten zijn. Eén geruststelling: elk kantoor heeft verbeterpunten, of de toetser ze nu opmerkt of niet. En dat is helemaal niet erg. Als kantoor hoef je ook geen 10 te halen. Opmerkelijker is het als een kantoor zonder verbeterpunten uit de evaluatie, bij de eerstvolgende kwaliteitstoetsing wordt afgetoetst. Mogelijk ontbrak in een dergelijke situatie de kritische blik bij de periodieke evaluatie. Een blik die nodig is om te kunnen leren en te kunnen ontwikkelen.

Keuren van eigen vlees

Wanneer een kantoor zelf de evaluatie verzorgt, loopt men de kans dat de situatie ontstaat dat de slager zijn eigen vlees aan het keuren is. Verbeterpunten worden niet of onvoldoende opgemerkt, laat staan aangepakt. Het is dan ook de vraag of bij een eigen evaluatie het kantoor in staat is om maximaal voordeel te behalen en daarmee de lerende organisatie daadwerkelijk van de grond te tillen. Mede daarom verplicht de NVKS kleine kantoren (vallend onder het verlicht regime) met maximaal twee accountants en vijf medewerkers om een accountant van buiten het kantoor jaarlijks een dossier te laten reviewen. Op deze manier wordt door een externe vastgesteld of het kantoor wet- en regelgeving op de juiste manier toepast. Dit is een effectieve manier om kwaliteitsverbeteringen tijdig te signaleren en aanpassingen door te voeren. Ook een kantoor dat buiten het verlicht regime van de NVKS valt, zou er goed aan doen om samen te werken met een accountant van buiten het kantoor.

Ondersteuning vanuit Novak

Novak kan voor Novak-leden als externe accountant optreden. Deze externe kwaliteitsmanager kan periodieke reviews op afgesloten dossiers uitvoeren, maar kan ook optreden als vaktechnische vraagbaak, onafhankelijkheidsfunctionaris, opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordelaar, meldpunt inzake fraude en compliance-adviseur. Of het nu gaat om een (eenvoudige) samenstelpraktijk of een (complexe) wettelijke controlepraktijk. De externe kwaliteitsmanager brengt nieuwe kennis en inzichten met zich mee en heeft maar één doel; optimale kwaliteitsbeheersing en -verbetering. Aangezien hij niet verbonden is aan het kantoor, kan hij objectief zijn (toezichts)taken uitvoeren en het kantoor helpen om de benodigde verbeteringen door te voeren met een frisse blik.

Informeer vrijblijvend naar de mogelijkheden via Novak DIRECT op telefoonnummer 085-0220150.