Interview

Leestijd: 3 minuten

Heeft u het op orde rondom de afhandeling van NOW en TVL?


Door: Bouwe Algra, Adviseur bij Novak en Marcel Kurvers, Projectmanager van het Novak Kwaliteitssysteem

Stel: u vraagt als accountant namens uw cliënt NOW-subsidie aan maar, achteraf blijkt, voor de verkeerde periode. Daardoor loopt uw cliënt subsidie mis. De cliënt verhaalt vervolgens het gemiste subsidiebedrag op zijn accountant, op u! Een ogenschijnlijk klein foutje met grote gevolgen en niet meer te herstellen. Het Novak Kwaliteitssysteem biedt een helpende hand. Sinds het uitbreken van de coronacrisis heeft Novak voor alle gebruikers van het Novak Kwaliteitssysteem het systeem kosteloos uitgebreid met de module ‘Aanvullende maatregelen coronacrisis’. Een ‘digitale gereedschapskist’ met allerhande tools (instructies en modellen) om accountants te ondersteunen bij werkzaamheden waarbij er een relatie is met de coronacrisis. En waar is die relatie eigenlijk niet? Of het nu gaat om de aanvraag of de verantwoording van de NOW-regeling, de aanvraag van de TVL of bij de uitvoering van een samenstellings-, beoordelings-, of controleopdracht. Bouwe Algra en Marcel Kurvers vertellen er meer over.

Goede dossiervorming is essentieel

“De coronacrisis vraagt veel van accountants. Cliënten hebben praktische ondersteuning nodig bij diverse aanvragen, maar bijvoorbeeld ook een luisterend oor”, vertelt Bouwe Algra, accountant-adviseur bij Novak. “Actuele kennis van de diverse regelingen, aandachtspunten, valkuilen, etc.. Je moet het als accountant allemaal maar weten en zien bij te houden naast je reguliere werkzaamheden. Communicatie en afstemming met cliënten en een goede dossiervorming daarvan zijn essentieel en kunnen een hoop narigheid voorkomen. Tools die de accountant hierbij ondersteunen zijn van fundamenteel belang, niet alleen tijdens deze coronacrisis.”

Tools, templates en updates

Marcel Kurvers, projectmanager van het Novak Kwaliteitssysteem, haakt hier op in: “Naast de tools in de module ‘Aanvullende maatregelen coronacrisis’ in het Novak Kwaliteitssysteem zijn er voor opdrachten in het kader van de NOW-verantwoording ook Novak dossiertemplates bij de diverse softwareleveranciers. Alleen zijn we er daarmee nog niet. Gezien de constante stroom aan veranderingen en aanvullingen, zorgt dit ervoor dat ook het redactieteam van het Novak Kwaliteitssysteem overuren draait. Met enige regelmaat worden updates uitgebracht op bestaande instructies en modellen dan wel worden nieuwe instructies en modellen toegevoegd, zoals onlangs voor de NOW2 verantwoording.”

”Nog te vaak hoor je van accountants dat dergelijke werkzaamheden even ‘snel’ tussendoor worden gedaan met minimale dossiervorming terwijl daar juist de risico’s zitten’’.

Minimale dossiervorming is een risico

“Het voorbeeld uit de inleiding had voorkomen kunnen worden door de gegevens vast te leggen (zowel cijfermatig als qua periode) en hierop schriftelijk een akkoord van de cliënt te ontvangen alvorens de aanvraag in te dienen”, vertelt Bouwe. “Het is dan handig om te beschikken over een model dat je hiervoor direct als basis kunt gebruiken. Nog te vaak hoor je van accountants dat dergelijke werkzaamheden even ‘snel’ tussendoor worden gedaan met minimale dossiervorming terwijl daar juist de risico’s zitten. Ook met betrekking tot de huidige samenstellings-, beoordelings- en controleopdrachten is het van belang om de effecten van de coronacrisis goed in kaart te brengen en voor goede dossiervorming te zorgen. Deze vastlegging kan van cruciaal belang zijn als de accountant zich naderhand moet verantwoorden dan wel er discussies met de cliënt ontstaan. Ook voor dergelijke vastleggingen zijn de nodigde tools in het kwaliteitssysteem inmiddels beschikbaar”.

Elke NOW-variant heeft zijn eigen nuances en aandachtspunten

Bouwe vervolgt: “Ten aanzien van de NOW-verantwoording weten we dat diverse periodes naast elkaar lopen. Zo loopt de inlevertermijn NOW1 nog door tot 31 oktober en NOW2 tot 5 januari 2022. Ook krijgen we nog te maken met NOW3 en NOW4. Alle varianten hebben zo hun eigen nuances en aandachtspunten. Het is dan ook onverstandig om content die voor NOW1 is ontwikkeld bijvoorbeeld één op één te gebruiken voor een NOW3 verantwoording. Om deze reden hebben wij er bijvoorbeeld voor gekozen om voor elke NOW-verantwoording een set aan tools te ontwikkelen. Dit maakt het gebruik in de praktijk veel gemakkelijker”.

Feedback van gebruikers

Marcel vult aan: “De feedback van onze gebruikers is van belang om de regelingen zo goed mogelijk te verwerken in het kwaliteitssysteem. Lopen zij in het gebruik ergens tegenaan of missen zij iets, dan horen wij het graag. Zo kunnen wij de gebruikers nog beter helpen. Op deze wijze kunnen bijvoorbeeld kleine onvolkomenheden of onvolledigheden snel worden gerepareerd waar alle gebruikers uiteindelijk weer hun voordeel mee doen. Zo kunnen mkb-accountants hun cliënten zo goed mogelijk door deze crisis heen loodsen”.

Contact

Vragen over de afhandeling van NOW met behulp van het Novak Kwaliteitssysteem? Neem contact op met Marcel of Bouwe via Novak DIRECT: 085 – 022 01 50 of via novak@novak.nl.


Deel dit artikel met uw netwerk