Alfons Havekes AA huidige eigenaar

“Dingen waar je niet de hele dag mee bezig wilt zijn, moet je uitbesteden”

Novak-lid van het eerste uur vertelt over slim ondernemen

Van de redactie

Harry Aarnink AA (inmiddels met pensioen) oprichter

Onder het motto “dingen waar je niet de hele dag mee bezig wilt zijn, moet je uitbesteden” werd Harry Aarnink van Aarnink Accountants + Adviseurs een van de eerste leden van Novak én een van de eerste gebruikers van het Novak Kwaliteitssysteem. Alfons Havekes, die het stokje van Harry overnam in 2015, kan dit motto alleen maar beamen. Want “je moet wel op je qui-vive zijn om alles wat er op ons afkomt bij te kunnen houden”. Een dubbelinterview over de ondernemende accountant, toen en nu.

Vakidioot

Hoewel het allereerste Novak-kwaliteitssysteem (2004) bestond uit een klapper en een setje cd-roms, paste de aanschaf ervan voor Harry Aarnink bij zijn wens om zoveel mogelijk processen te automatiseren. “We werkten met een klein team en hadden onze handen vol aan het werk voor onze klanten, legt Harry uit. “Ik was de enige accountant op kantoor en probeerde zoveel mogelijk te delegeren. Dat betekende ook dat ik niet meer de controle over alles kon houden. Daarom zocht ik naar een systeem dat eenvoudig gebruikt kon worden door iedereen op kantoor en tegelijkertijd de zekerheid gaf dat we de juiste kwaliteit konden bieden. Het moest gewoon goed geregeld zijn. Want ook al in die tijd maakten we dankzij die kwaliteit echt het verschil ten opzichte van een administratiekantoor.” Inmiddels is het Novak kwaliteitssysteem uitgegroeid tot een volledig gedigitaliseerd systeem en heeft Aarnink deze ontwikkeling van dichtbij meegemaakt. “Ik heb me nooit verzet tegen digitalisering. Ik vond het toen al belangrijk om als kantoor met je tijd mee te gaan. Alles wat je kunt automatiseren, moet je doen. En dat zeg ik nog steeds, ook nu ik met pensioen ben. Ik volg nog graag de ontwikkelingen op dat gebied. Ik ben en blijf een vakidioot.”

Zo goed als je laatste actie

Toen Alfons Havekes in 2014 toetrad tot het managementteam van Aarnink Accountants + Adviseurs koos hij bewust voor een klein kantoor. “Juist het feit dat je zelf veel meer moet en kunt regelen, in vergelijking tot een groot kantoor, spreekt mij aan”, vertelt Alfons. “Maar daarbij moet je wel focussen op waar je goed in bent en wilt zijn. Je kunt heel veel zaken prima uitbesteden. Daarbij komt ook dat klanten steeds veeleisender worden. Je moet sneller kunnen schakelen en je bent zo goed als je laatst actie. Om scherp te blijven en in te kunnen spelen op veranderingen, blijven wij samenwerken met organisaties als Novak.” Zo houdt Marcel Kurvers het Novak Kwaliteitssysteem bij Aarnink up-to-date, waardoor ze een tijd geleden goed door de toetsing zijn gekomen. “Wet- en regelgeving verandert continu,” vertelt Harry. “Dat is altijd al zo geweest, en dat dat heeft de kwaliteit van ons beroep enorm opgeschroefd. Vroeger ging alles veel meer vanuit de losse pols, nu wordt alles beter gedocumenteerd.” Alfons vult aan: “Dat helpt ook in deze tijd waarin je veel sneller wordt aangesproken op het werk dat je verricht. Zo konden wij dankzij de manier waarop wij ons archief hebben gedigitaliseerd terug naar een zaak uit 2006 waar we nu in 2020 nog vragen over kregen.”

Aandacht voor de lange termijn

Er zit volgens Alfons ook een keerzijde aan de snelheid waarmee nieuwe ontwikkelingen zich aandienen. “We proberen alle nieuwe ontwikkelingen bij te houden en ons goed te laten informeren over wat het beste past bij ons en onze klanten. Maar voor je het weet, word je ingehaald door weer een innovatie. Je maakt op een gegeven moment een keuze en wil daarin voor langere tijd investeren. Het vraagt namelijk ook de nodige inspanningen om je klanten op een nieuwe manier te laten werken.” Harry vult aan: “Het voordeel van een klein kantoor is dat je je klanten goed kent en dat er veel een op een contact is. Zo kun je ze makkelijker begeleiden en “opvoeden”. Je wilt ze op een andere manier naar hun cijfers laten kijken, niet alleen de korte termijn, maar ook de lange termijn verdient de nodige aandacht. Het belang van financiële planning wordt in deze tijden zichtbaarder dan ooit.”

De jaarrekening: lekker belangrijk

En dat is waar Aarnink Accountants + Adviseurs oog voor heeft. “Een jaarrekening kan iedereen bij wijze van spreken maken, je komt ermee binnen, zegt Alfons. “Maar al snel draai je mee in de dagelijkse praktijk van de ondernemer. Inzicht in zijn of haar liquiditeitspositie is cruciaal. Dat merken wij nu ook in de coronacrisis. De jaarrekening? ‘Lekker belangrijk’ zeggen ondernemers. Ze willen hun liquiditeit op orde houden en zoeken steun bij ons voor het aanvragen van bepaalde regelingen. Onze productie gaat door, het is voor ons de drukste tijd van het jaar, maar we vragen ons uiteraard net als ieder ander af hoe dit gaat aflopen. Worden wij uiteindelijk wel betaald voor het werk dat we nu doen? Wij zijn immers ook ondernemers. We hebben de kredietcrisis van een aantal jaren geleden meegemaakt, maar dit is anders. Het is heftiger, veel ligt stil.”

Slagvaardig te werk

Toch zit het niet in de aard van Aarnink om bij de pakken neer te zitten. Alfons: “Harry heeft een kantoor opgezet dat kan voortbouwen op jarenlange ervaring in de markt. We hebben voldoende kennis en ervaring in huis om slagvaardig door te gaan. Daarbij worden wij ondersteund door Novak, al meer dan 20 jaar! Onze praktische insteek maakt dat we onze weg wel vinden, hoe onzeker deze tijden ook zijn. ”

KANTOOR: Aarnink Accountants & Adviseurs MEDEWERKERS: 14 KLANTENKRING: divers, met een specialisatie in de medische sector