Een vliegende vaktechnische start met het Novak Kwaliteitssysteem

Door: Marcel Kurvers, projectmanager van het Novak Kwaliteitssysteem

De Nadere Voorschriften Kwaliteitssystemen (NVKS) gelden sinds 1 januari 2018. Sinds die tijd dient elk kantoor een kwaliteitsambitie te formuleren. De minimale ambitie hierbij is het voldoen aan wet- en regelgeving bij de uitvoering van de zogenoemde NVKS-opdrachten (accountancy opdrachten). De vraag is echter hoe je als klein accountantskantoor concreet invulling geeft aan het realiseren van deze kwaliteits-ambitie. We gingen op de koffie bij Koen Moonen, oprichter van Numlock Accountants te Eindhoven. We vroegen aan Koen hoe hij als ‘kersverse’ eigenaar waarborgt dat zijn kantoor de gevraagde vaktechnische kwaliteit zowel nu als in de toekomst kan leveren.

Als we met Koen in gesprek gaan, blijkt al gauw dat het leveren van (vaktechnische) kwaliteit in zijn DNA zit ingebakken. “Als accountant wil je de cliënt optimaal bedienen. Je zet je expertise op een zo efficiënt mogelijke wijze in, waarbij je werkt conform actuele wet- en regelgeving. Van belang hierbij is dat je op de hoogte bent van de laatste ontwikkelingen op dit vlak” vertelt Koen.


“Op 1 juli 2018 ben ik Numlock Accountants in Eindhoven gestart. Een echte samenstelpraktijk, op dit moment bestaande uit een accountant, een senior fiscalist, een junior fiscalist en een assistent accountant. Naast de ‘standaard’ werkzaamheden die je van ons als accountantskantoor mag verwachten, doen we ook relatief veel financiële planningen en financieringsaanvragen”. Met Numlock Accountants richt Koen zich overwegend op bedrijven met een of twee aandeelhouders en minimaal vijf medewerkers. “Dat zijn cliënten waar je als accountant ook je stempel als adviseur op kunt drukken” merkt Koen op.


Voorheen was Koen werkzaam bij BLM Accountants & Adviseurs te Veldhoven. Volgens Koen een spannende stap om een eigen kantoor te beginnen en daarmee ook meteen voor alles zelf verantwoordelijk te zijn. “Van de planning tot en met de informatiebeveiliging en van het aansturen van de medewerkers tot en met het naleven van wet- en regelgeving”.


Koen vertelt: “In de opstartfase had ik af en toe wel eens het gevoel dat ik handen te kort kwam. In deze fase heb ik goed nagedacht over wat voor een kantoor ik wilde neerzetten. Dat betekent concrete keuzes maken. Zo viel voor mij de keuze af om assurance-opdrachten uit te voeren. Die zijn relatief arbeidsintensief en omvatten niet het type dienst die ik een klant wil bieden. Daarnaast vind ik het belangrijk om na te denken over de omvang van het kantoor en de snelheid waarmee ik het kantoor verantwoord kan en wil laten groeien. De keuze hierin is ook belangrijk voor de wijze waarop je het kantoor vaktechnisch inricht. Valt het kantoor bijvoorbeeld nog binnen het verlicht regime van de NVKS (maximaal twee accountants en vijf medewerkers, red.) of verwacht ik binnen afzienbare tijd hierbuiten te vallen waardoor ik mijn kantoor beter direct kan inrichten op basis van het ‘standaard’ regime NVKS?”.


We vroegen Koen wat zijn overwegingen waren om voor het Novak Kwaliteitssysteem te kiezen. “Op basis van mijn ambities heb ik ervoor gekozen om het kantoor direct in te richten op basis van het ‘standaard’ regime NVKS. Ik verwacht dat naast het aannemen van medewerkers, mede door middel van het slim inzetten van zelfstandige specialisten, ons kantoor al snel boven de aantallen van het verlicht regime NVKS uitkomt. De consequentie is dat we een stelsel van kwaliteitsbeheersing conform de NVKS moesten inrichten. Belangrijk daarbij vind ik dat de kwaliteit van het kantoor een constante factor is en dat de medewerkers weten wat kwaliteit inhoudt.


Ook wanneer ik als accountant niet aanwezig ben, moet voor medewerkers duidelijk zijn wat de (kwaliteits)standaard binnen het kantoor is. Cliënten merken dat direct, doordat er relatief weinig fouten gemaakt worden. Als klein kantoor ga je dan op zoek naar standaarden die je als kantoor kunt implementeren. Hierbij heb ik voor het Novak Kwaliteitssysteem gekozen, ook al ben ik aangesloten bij de SRA. Ik heb deze keuze gemaakt door de begeleiding die Novak biedt bij de implementatie van het kwaliteitssysteem en de wijze waarop het Novak Kwaliteitssysteem is opgezet. Zeker als je net begint met je kantoor is het handig om te kunnen sparren over wat echt nodig is en wat handig is om te hebben (‘need to have’ versus ‘nice to have’). Je komt er al snel achter dat je ook als klein kantoor met wet- en regelgeving te maken hebt die verder gaat dan de VGBA, de NVKS en Standaard 4410. Veel contentaanbieders verwijzen in dergelijke gevallen vaak naar die specifieke wet- en regelgeving en moet je het vervolgens zelf maar uitzoeken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de Wwft en de AVG. Maar hoe moet je hier als klein accountantskantoor concreet mee omgaan?”

“Doordat Novak werkt met een compleet kwaliteitssysteem dat op de van toepassing zijnde onderdelen is uitgewerkt in instructies en modellen, kan je de focus houden op de cliënten en het toepassen van de wet- en regelgeving zonder dat je eerst een vertaalslag moet maken vanuit de wet- en regelgeving naar het eigen kantoor”.

We vroegen Koen verder naar de keuze met betrekking tot de implementatie en het verdere beheer van het kwaliteitssysteem. Koen vertelt: ‘Ik heb ervoor gekozen om het aanvullend onderhouds-abonnement af te sluiten. Hiermee werd door Marcel Kurvers, projectmanager van het Novak Kwaliteitssysteem, heeft samen met mij het kwaliteitssysteem ‘kantoorspecifiek’ gemaakt. Ik leverde de gevraagde input, hij de handjes om het goed weggeschreven te krijgen in de diverse instructies. Deze oplossing bespaarde mij niet alleen veel tijd maar het scheelt ook in zorgen, onzekerheid en twijfels. Dit omdat de aanpak ervoor zorgt dat je in een aantal sessies voldoende kunt sparren over de zaken die voor het kantoor belangrijk zijn en waar het kantoor ook op wordt getoetst. Vervolgens wordt hetgeen is besproken voor je uitgewerkt in de instructies met als eindresultaat een op maat ingericht kwaliteitssysteem”.


Hoe heb je overigens kennisgemaakt met het Novak Kwaliteitssysteem? “Een bevriend collega van SKM Accountants & Adviseurs BV te Rotterdam attendeerde mij op het Novak Kwaliteitssysteem dat zij gebruiken in combinatie met het aanvullende onderhoudsabonnement. Naast de ondersteuning bij de implementatie worden periodiek updates in het kwaliteitssysteem voor het kantoor verwerkt en worden de laatste relevante wijzigingen in wet- en regelgeving één op één doorgesproken. Hierbij ben je meteen weer up-to-date. Dat vind ik waardevol en sprak mij direct aan. Overigens had ik voordat ik over het Novak Kwaliteitssysteem hoorde, al gehoord van Scienta (de cloud software waarin het Novak Kwaliteitssysteem is opgenomen (red.). Het leek mij toen al gebruiksvriendelijke software. Dat heeft mij bij de keuze voor het Novak Kwaliteitssysteem ook geholpen. Nu we het systeem een aantal maanden in gebruik hebben, kan ik daadwerkelijk zeggen dat het systeem gebruikersvriendelijk werkt”.


Wat zijn jouw eerste ervaringen met het Novak Kwaliteitssysteem? “Het Novak Kwaliteitssysteem helpt de organisatie om een standaard vast te leggen als het om kwaliteitsbeheersing gaat. Je hebt hiermee een meetlat, waarlangs je de werkzaamheden kunt leggen. De implementatie op basis van het onderhoudsabonnement ging overigens relatief vlot. Als ik dat alleen had moeten doen, had mij dat waarschijnlijk aanzienlijk meer tijd gekost. Een groter kantoor heeft daar misschien intern de capaciteit voor, mij heeft het in ieder geval geholpen ook aandacht te kunnen blijven schenken aan de dagelijkse zaken” vertelt Koen.


We maken even een uitstapje en vragen ook aan Marcel Kurvers naar zijn ervaringen. “Dergelijke implementaties doe ik sinds 2006 voor Novak-leden naast mijn rol als externe projectmanager van het Novak Kwaliteitssysteem. Sinds 2010 vinden deze implementaties nagenoeg uitsluitend nog plaats door middel van het onderhoudsabonnement. Hiermee kan ik een kantoor daadwerkelijk een aantal stappen verder helpen op het gebied van kwaliteitsbeheersing. We zien dat daardoor de vaktechnische kwaliteit toeneemt. Ik verzorg met het onderhoudsabonnement niet alleen de implementatie maar ook het volledige beheer van het Novak Kwaliteitssysteem voor een kantoor. Inmiddels doe ik dit voor 60 accountantskantoren van verschillende grootte en pluimage. Van een eenmanskantoor tot aan een kantoor met enkele honderden medewerkers. Van een samenstelpraktijk tot en met een kantoor dat wettelijke controleopdrachten uitvoert. Dit maakt het elke keer weer bijzonder”.


Hoe heb jij de samenwerking met Koen tot op heden mogen ervaren? “Ik heb Koen leren kennen als een gedreven accountant die alles zo goed mogelijk wil doen. Enerzijds voor de cliënt, maar anderzijds ook vanuit zijn rol als accountant en adviseur. Het bijzondere aan deze implementatie was dat het kantoor naast het lidmaatschap bij Novak, ook is aangesloten bij de SRA. De periodieke kwaliteitstoetsing vindt in dat geval dan ook plaats vanuit de SRA in plaats vanuit de Raad voor Toezicht. Bijzonder om dan te mogen ervaren hoe de toetsers tegen het kwaliteitssysteem aankijken”.


Terug naar Koen. Een belangrijke vraag is hoe de SRA-toetsing is verlopen en hoe men het kwaliteitssysteem heeft beoordeeld. “Mede dankzij Novak en de ondersteuning van Marcel was voor de SRA duidelijk zichtbaar dat er in korte tijd veel werk was verzet. Vooral omdat ik als klein kantoor in feite voor het verlicht regime had mogen kiezen, maar dat ik daar bewust niet voor gekozen heb, hielp ook bij de toetsing. De SRA staat zelf voor een uitdagende kwaliteitsambitie, dat past bij mijn eigen ambities en instelling. Bovendien is direct bij de implementatie van het Novak Kwaliteitssysteem al zichtbaar dat het medewerkers helpt bij de vraag ‘wat moet ik nu precies doen?’. Dat scheelt ook weer tijd en onduidelijkheid in de uitvoering.”


Als kantoor had je zelf het Novak Kwaliteitssysteem kunnen implementeren, waarom heb je gekozen voor het aanvullende onderhoudsabonnement? “Ik heb voor het aanvullende onderhoudsabonnement gekozen omdat het kwaliteitssysteem op die manier ook door een externe up-to-date wordt gehouden en de kans dat je updates, wetswijzigingen of andere wijzigingen in regelgeving mist, aanzienlijk kleiner wordt. Bovendien kun je de eigen visie meten aan wat in het algemeen wordt geïmplementeerd en op welke wijze je één en ander moet interpreteren. In je eentje is dat niet altijd even gemakkelijk. De periodieke afspraken die er ten aanzien van (het onderhouden van) het Novak Kwaliteitssysteem gemaakt worden, dwingen je ook met het kwaliteits-systeem bezig te blijven.”


De hamvraag is natuurlijk of het Novak Kwaliteitssysteem de verwachtingen van Koen heeft waargemaakt. “Mijn verwachting was dat het mij zou helpen hoofdzaken van bijzaken te scheiden, structuur aan te brengen in de wijze waarop je met kwaliteit om kunt gaan en dat het mij tijd zou schelen om het stelsel van kwaliteitsbeheersing in te richten. Het eerste en het laatste is zeker geslaagd. Meer structuur en tijdbesparing. Als kersverse gebruiker is het nog wat te kort om te zeggen hoe het kwaliteitssysteem zich binnen het kantoor verder zal ontwikkelen, maar ik heb er alle vertrouwen in dat het een handzaam middel zal zijn waarmee wij invulling geven aan de vaktechnische kwaliteit die zowel door de cliënt als door de beroepsorganisatie van ons wordt gevraagd”.


We vragen Koen of hij nog specifieke wensen met betrekking tot het Novak Kwaliteitssysteem heeft. “Zelf werk ik met de dossiervormingssoftware van Make Life Easier (MLE). Het zou mooi zijn wanneer softwareleveranciers in het algemeen, het mogelijk zouden maken om een directe koppeling te hebben tussen het eigen kwaliteitssysteem en de dossiervormingssoftware. Een koppeling waardoor een softwareleverancier geen contentupdates meer hoeft door te voeren dan wel waardoor je zonder naar Microsoft Word te moeten exporteren, modellen kunt opnemen in de dossiervormingsoftware. Zo zou je dan ook eigen modellen aan dossiers kunnen koppelen die centraal binnen het kantoor worden onderhouden.”


We sluiten af met de vraag of Koen andere kantoren het Novak Kwaliteitssysteem in combinatie met het onderhoudsabonnement zou aanbevelen en waarom. “De combinatie Novak Kwaliteitssysteem en het aanvullende onderhoudsabonnement zorgt voor een relatief eenvoudige implementatie die voldoet aan de eisen. Je krijgt er de kennis en de ‘common practice’ vanuit de ruime ervaring met andere kantoren gratis bij. Ik kan het alle kantoren aanbevelen, niet alleen starters”.

“Up-to-date en
gebruiksvriendelijk”

Profiteer nu van 60% korting op het Novak Kwaliteitssysteem!