“Uiteindelijk kiezen klanten niet voor mijn titel, maar voor wie ik ben en hoe ik het doe.”

Hoe hou je als klein kantoor alle ballen in de lucht?

Van de redactie

Een klop op de deur. Een man op modderklompen zet een boodschappentas met ordners en een “stickie” in de kamer neer. “Alles goed, Bianca?” Een kort praatje en de deur gaat weer dicht. “Meestal laten ze hun schoenen beneden staan”, grapt Bianca Boekhout AA, eigenaar van CBM Accountants in Amersfoort. Een kantoor dat bekend staat om persoonlijk contact en dienstverlening op maat.

Open vanaf 7.00u ’s ochtends

Met een klantenkring bestaande uit ongeveer 150 kleine ondernemers kan het best een uitdaging zijn om voor iedereen klaar te staan. “Bij ons kun je al vanaf 7.00u ’s ochtends terecht”, vertelt Bianca. “Onze aanpak is laagdrempelig, ik praat in begrijpelijke taal en daardoor krijg ik ook meer terug over wat er speelt bij een klant. Zowel qua werk als privé. Dat helpt ons om snel te schakelen en de juiste dienstverlening te bieden. Het houdt niet op bij de jaarrekening, we kunnen heel breed advies geven. En dat maakt het vak voor mij zo leuk.”

Een klein kantoor is niet saai

CBM bestaat uit een team van vier, met ruimte voor nog twee nieuwe collega’s. “Groter wil ik niet groeien”, zegt Bianca. “Ik heb in 2003 bewust gekozen voor het starten van een klein kantoor. Dat biedt een hecht team, waarin eigen verantwoordelijkheid en jezelf ontwikkelen centraal staan. Je ziet sneller resultaat van je werk doordat we snel schakelen en korte doorlooptijden hebben. Dat maakt dit werk elke dag de moeite waard.” En dat zou elke startende financieel HBO’er zich moeten realiseren volgens Bianca. Want het valt niet mee om nieuwe collega’s te vinden en daarmee de groei van het klantenbestand bij te kunnen houden. “Volgens mij denken jonge financials dat werken op een klein kantoor saai is en dat accountants grijze muizen zijn. Maar als je zoekt naar een betekenisvolle baan waarin je echt een verschil kunt maken voor een ondernemer, dan ben je hier aan het juiste adres.”

NAAM: Bianca Boekhout AA WERKZAAM BIJ: CBM Accountants MEDEWERKERS: 3 KLANTENKRING: kleine ondernemers, waaronder veel bouw- en klusbedrijven

“Meestal laten ze hun schoenen beneden staan”

Digitalisering op maat

Het verschil maakt CBM Accountants door goed te luisteren naar hun klanten. “Onze klanten vinden het prettig dat we tijd maken voor een kopje koffie en een praatje. De een vindt het vervolgens fijn dat we meedenken met bijvoorbeeld fiscale vraagstukken. Ik laat dan veel zien, in tabellen en met berekeningen, zodat ze snappen hoe een besparing in elkaar zit. Terwijl een ander gewoon een goede jaarrekening wenst, en verder niet zit te wachten op advies. Dat is ook prima. Hetzelfde geldt voor digitalisering. We stimuleren bijvoorbeeld de digitale verwerking van inkoopfacturen, verkoopfacturen en bonnetjes, maar dwingen onze klanten daar niet toe. Ook de digitale boekhouding is niet voor iedereen weggelegd. Vaak maken onze klanten een kostenafweging en is de administratie gedownload naar een USB-stick de enige mogelijkheid. Via onze nieuwsbrief informeren we onze klanten wel over slimme oplossingen en nieuwe ontwikkelingen. Ze bepalen zelf of ze daarmee aan de slag willen gaan.”

Ondersteuning door Novak

Maar hoe hou je als klein kantoor al die ballen in de lucht? Dat persoonlijke contact, die dienstverlening op maat? Hoe hou je de kwaliteit van processen en diensten op pijl en voldoe je aan de laatste wet-en regelgeving? Volgens Bianca is dat een kwestie van de juiste partners inschakelen. Zo maakt het kantoor gebruik van het Novak Kwaliteitssysteem waarmee (nieuwe) wet- en regelgeving, op zowel kantoor- als opdrachtniveau, door een redactieteam up-to-date wordt gehouden. Tevens zorgt Marcel Kurvers met het onderhoudsabonnement voor de verwerking en het bespreken ervan bij mij op kantoor. Bianca bezoekt regelmatig kennisbijeenkomsten van Novak en zo’n twee keer per maand schakelt ze de servicedesk Novak DIRECT in. “De laatste tijd heb ik te maken met veel HR-gerelateerde zaken, met name rondom de wet arbeidsmarkt in balans (WAB). Het is prettig om dan even te kunnen sparren met iemand van Novak.” Hetzelfde geldt voor het contact met Bouwe Algra AA van Novak. Eens per jaar toetst Bouwe de dossiers van CBM waardoor het makkelijk schakelen is als Bianca ergens tegen aanloopt en advies nodig heeft. Ook heeft Bianca met Bouwe een waarnemingsovereenkomst waarmee CBM voldoet aan de wettelijke verplichting om bij uitval een waarnemer te hebben. “Uiteraard ga ik ervan uit dat ik gewoon zo lekker door kan gaan. Een steady kantoor runnen en er zijn voor mijn klanten. In die zeventien jaar als mkb-accountant heb ik heel wat wet- en regelgeving, marktvoorspellingen en innovaties op ons af zien komen. Daar deins ik niet voor terug. We pakken alles zo goed mogelijk op en laten ons niet gek maken. Uiteindelijk kiezen klanten niet persé voor mijn titel, maar voor wie ik ben en hoe ik het doe.”