“Compliance moet je bikkelhard afdwingen”

Wouter Alings van Activaa Accountants en Adviseurs, Jacco Oudhof van Dapas en Bouwe Algra van Novak

“Een systeem dat compliance afdwingt helpt uiteindelijk de kwaliteit van ons beroep te verhogen”.

Activaa Accountants en Adviseurs maakt sinds begin 2019 gebruik van een softwareapplicatie die het gehele proces van cliënt- en opdrachtacceptatie beheerst. Daarmee hebben zij het compliance-proces gedigitaliseerd en gestroomlijnd. “Hiervoor werkten we met vragenlijsten in Word, vertelt Wouter Alings AA, oprichter van Activaa. “Dit had als risico dat vragen niet of niet voldoende werden behandeld en we veel tijd kwijt waren aan controleren en herstelwerkzaamheden. Daar ben ik niet meer mee bezig nu we het proces geautomatiseerd hebben. Ik kan vertrouwen op het systeem en dat geeft rust.”

Iedereen weet dat je niet mag starten met een cliënt of opdracht voordat het riskproces is afgerond. Alleen hoe dwing je dat 100% af? “Als eigenaar van Activaa hecht ik veel waarde aan de beleving van onze klanten wanneer ze zakendoen met ons”, vervolgt Alings. “De interne processen moeten bijdragen aan de beloftes die we onze klanten doen. Die gaan over de kwaliteit van het geleverde werk, maar ook over onze plicht om wet- en regelgeving toe te passen. In dit geval ter voorkoming van witwassen en terrorismefinanciering (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme, Wwft, red.). Door het compliance-proces te automatiseren, voldoen we aan de compliance-eisen en hebben we meer inzicht, grip en controle. Bovendien vind ik ook dat je zoveel mogelijk moet proberen om primaire processen te automatiseren om efficiënt te kunnen werken. Dit bespaart ons en onze klanten tijd en kosten. Daarom staan wij op kantoor altijd open voor nieuwe innovatieve oplossingen.”

Een gat in de markt

Activaa maakt gebruik van de onlangs gelanceerde Dapas Compliance Manager (DCM). “Een gat in de markt,” aldus Jacco Oudhof van Dapas. “Toen we de DCM voor het eerst presenteerden tijdens een accountancycongres kregen we veel enthousiaste reacties uit de zaal. Toen wisten we zeker dat we de vinger op de zere plek hadden gelegd. Compliance moet je bikkelhard afdwingen. En dat is precies wat de DCM doet. Wouter was een van de eersten die riep ‘En wanneer kunnen we beginnen?’. We zijn met Activaa en twee andere kantoren gestart om samen te kijken hoe de software geoptimaliseerd kon worden. Nu zijn we aan het opschalen. Het mooiste compliment is dat onze gebruikers zelf aankloppen met extra wensen voor functionaliteit en dat we daar samen invulling aan geven.”

Met vragenlijsten uit het Novak Kwaliteitssysteem

Novak is een van de contentleveranciers voor de DCM. Dit betekent dat de vragenlijsten in de tool voldoen aan de laatste wet- en regelgeving. De combinatie van slimme techniek en actuele vragenlijsten maken van de DCM een betrouwbare tool. “Wij hebben gekozen voor de vragenlijsten van Novak vanwege de kwaliteit”, vertelt Alings. “We werken deze punt voor punt af en weten zo dat het goed zit. We hoeven nu alleen nog te reageren op afwijkende signalen uit het systeem. En bij een toetsing kunnen we meteen de inhoud in, er is geen discussie over het proces en de kwaliteit van de vragenlijsten.”

Eerst compliance, dan urenschrijven

Volgens Oudhof is het van belang om cliëntacceptatie en opdrachtacceptatie en de continuatie daarvan als gescheiden processen te zien. “Eigenlijk zou je pas uren kunnen gaan schrijven als de compliance-stappen doorlopen zijn. Met andere woorden, de werkapplicatie start pas op als de DCM groen licht geeft.” Alings vult aan: “Een getekende opdrachtbevestiging is bij ons niet voldoende om te starten. Door van tevoren goed uit te zoeken met wie we zakendoen voorkomen we verrassingen. Denk bijvoorbeeld aan de verboden landenlijst, met wie doet onze klant zaken? Of als ik een klant aftoets dan zou mijn collega-accountant waar hij vervolgens bij aanklopt dat moeten weten. Het delen van informatie over kantoren heen op een veilige en betrouwbare manier zou een volgende stap kunnen zijn. Want een systeem dat compliance afdwingt helpt uiteindelijk de kwaliteit van ons beroep te verhogen. En daar wordt iedereen beter van.”

Bouwe Algra, accountant-adviseur bij Novak is betrokken bij de samenwerking tussen Activaa, Dapas en Novak. “Ik snap heel goed dat we vanuit ondernemendheid zo snel mogelijk willen beginnen met een opdracht. Maar ik zie dat het bij toetsing weleens verkeerd gaat. Kantoren kunnen dan niet aantonen dat de stappen voor cliënt- en opdrachtacceptatie voldoende zijn doorlopen. In mijn ogen zondegeld, want je kunt dit proces eenvoudig standaardiseren en digitaliseren. Compliance wordt bovendien steeds belangrijker gelet op de Wwft, zowel op klantniveau (integer en betrouwbaar) als op opdrachtniveau (juiste voorstelling van zaken door bepaald doel). Door informatie vast te leggen, kun je risico’s beter inschatten en beheersen. Het is een relatief eenvoudige manier om efficiënter te kunnen ondernemen.”

Speciaal aanbod voor Novak-leden: probeer de Novak & Dapas Compliance Manager 14 dagen gratis uit!
Klik hier voor meer informatie.